Как службе безопасности проверять контрагентов

Когда компания заключает договор с новым партнером, она рискует деньгами, репутацией и юридической чистотой. Неблагонадежный контрагент может вовлечь бренд в скандал и судебные разбирательства или просто не выполнить свои обязательства. Чтобы снизить риски, важно проверять будущих поставщиков, подрядчиков, исполнителей и даже покупателей. В статье расскажем, на какие аспекты обратить внимание и где искать важную информацию о контрагентах.

Анна Шадрова Автор статей для Контур.Фокуса

Убедитесь в надежности контрагента

Контур.Фокус проанализирует финансовое состояние и судебные дела компании, предупредит о банкротстве и других рисках

Попробовать бесплатно

Зачем проверять контрагентов

Некоторые компании выглядят солидно на первый взгляд, но скрывают внутренние проблемы. Например, оказывается, что у подрядчика крупные долги, поэтому он вынужден прекратить деятельность и не сможет выполнить работу. А иногда мошенники регистрируют фирмы-однодневки, чтобы получить деньги за несуществующий товар или услугу, а затем ликвидировать юрлицо. Вот с какими трудностями можно столкнуться, если заключить договор не глядя:

• Партнер не сможет платить по обязательствам или предоставлять товары и услуги.
• Компания-однодневка или мошенники примут оплату за товар или услугу и исчезнут.
• Контрагент окажется банкротом. Такая компания не сможет выполнить свои обязательства и может навлечь проблемы на партнеров. Например, налоговая может посчитать платежи в пользу банкрота необоснованными расходами.
• Контрагент окажется участником серьезного судебного разбирательства. Тогда юридические проблемы могут коснуться и компании-партнера. Партнеру могут отказать в налоговом вычете, выписать штраф или даже обвинить в содействии нарушителю.
• Компания будет регулярно переводить или получать деньги от подозрительных юрлиц. В этом случае банк может заблокировать счета, отказать в кредите и ограничить доступ к банковским сервисам.
• Контрагент окажется участником скандала. Тогда пострадает имидж компании, она может потерять клиентов и партнеров.
• Контрагент будет постоянно задерживать выполнение обязательств. Тогда бизнес будет постоянно страдать от срыва сроков, дефицита продукции или услуг и не сможет предоставлять должное качество товаров или услуг своим клиентам.

Чтобы не заключить договор с ненадежным партнером, служба безопасности проверяет все компании, с которыми фирма планирует сотрудничать.

Где искать информацию о контрагентах

Обычно контрагентов проверяет служба безопасности. Если ее нет, этим может заняться собственник бизнеса, юристы, бухгалтерия, отдел продаж или отдел снабжения. Чем крупнее сделка, тем тщательнее нужно проверять партнера.

Есть несколько основных источников, из которых компания может получить информацию о будущем партнере, чтобы понять, насколько он надежен.

Государственные реестры. ЕГРЮЛ, ЕГРИП и сервисы ФНС покажут основную информацию о контрагенте. Через них можно найти имя учредителя, форму и адрес регистрации юрлица, сведения о ликвидации или реорганизации компании или о дисквалификации руководителей.

Финансовая отчетность. По закону, бизнес обязан ежегодно публиковать отчеты о прибыли и убытках и данные о налогах. Посмотреть их можно на сайте ФНС, на сайте самой организации или на специальных площадках, которые раскрывают информацию о крупных компаниях России. Например, Центр раскрытия корпоративной информации Интерфакса.

Судебная история. Если компания когда-то участвовала в серьезных судебных разбирательствах или прямо сейчас подает или оспаривает иск, информацию об этом можно найти на сайте местного арбитражного суда и в Федеральной службе судебных приставов. 

Там можно проверить судебные дела и задолженности и найти результаты старых дел. На основе этой информации можно судить о репутации компании, ее финансовом состоянии и возможных рисках. Например, если когда-то юрлицо уже обвиняли в мошенничестве, можно предположить, что ситуация повторится.

Проверьте арбитражные дела контрагента

Суммы исков и предметы споров, исполнительные производства по штрафам, налогам и судебным решениям — все данные есть в Фокусе

Подробнее о возможности

Специальные сервисы. Некоторые программы сами собирают открытую информацию о контрагенте из разных источников и следят за изменениями в его деятельности в реальном времени. Например, Контур.Фокус изучает информацию из более, чем ста источников и сразу подсвечивает тревожные факты. Сервис также показывает связи контрагента с другими фирмами. Так можно увидеть, что будущий партнер сотрудничает с конкурентом или, наоборот, не работает ни с кем.

Лицензии и сертификаты. Если деятельность контрагента требует специальных разрешений, аккредитации, лицензий или сертификатов качества и безопасности, можно запросить их напрямую. Если компания отказывается или не может показать документы или они вызывают сомнения, данные можно проверить в соответствующих органах. Например, в Едином реестре лицензий или на сайтах федеральных служб. 

Профессиональное сообщество. Практически у каждой отрасли есть свои форумы, чаты, каналы и сообщества. В них можно спросить коллег об опыте сотрудничества с отдельными компаниями или поискать соответствующие обсуждения.

Отзывы, СМИ и социальные сети. Отзывы клиентов и публикации в интернете и СМИ тоже могут дать полезную информацию о будущем партнере. Если контрагент получает плохие отзывы, грубит клиентам, попадает в скандалы или отзывов о нем просто нет, это может быть тревожным признаком.

Что такое регламент проверки контрагента

Чтобы все специалисты службы безопасности проверяли контрагентов одинаково хорошо, отдел создает регламент. Это документ, в котором руководитель устанавливает, что и в каком порядке важно проверить, какие методы использовать, по каким критериям оценивать. Составить такой регламент по собственным стандартам можно прямо в Фокусе.

Регламент может быть разным в разных компаниях или для разных контрагентов. Например, если предстоит сделка на сумму меньше 100 тысяч рублей, обычно достаточно проверить учредительные документы и сертификаты. А если предстоит долгосрочное сотрудничество или крупная покупка, важно также проверить судебную историю, доходы, лицензию и прочие документы, которые могут подтвердить качество товаров или услуг и право компании их оказывать. Большинство регламентов следуют такому алгоритму. 

Шаг 1. Сбор и анализ первичной информации. Это сведения из ЕГРЮЛ и учредительных документов, данные ФНС, арбитражных судов, налоговой отчетности и информация из специальных программ вроде Контур.Фокуса. Важно проверить, чтобы данные из открытых источников совпадали с данными на сайте компании и в договоре.

Шаг 2. Оценка финансового состояния контрагента. Специалист по безопасности собирает информацию о бухгалтерской отчетности, выясняет, нет ли у будущего партнера просроченной дебиторской задолженности, судебных тяжб и исполнительных производств.

Шаг 3. Оценка репутации контрагента. Для этого служба безопасности проверяет информацию в СМИ, отзывы, социальные сети, просматривает базы со списками мошенников.

Шаг 4. Дополнительные проверки. Если информации по-прежнему недостаточно, контрагент кажется подозрительным или предстоит серьезная сделка, служба безопасности может договориться с представителем компании о личной встрече, визите в офис или на производство или запросить дополнительные документы. При необходимости отдел может проконсультироваться с бухгалтерией, юристами или другими специалистами.

Шаг 5. Подготовка отчета. Служба безопасности составляет документ, в котором описывает состояние контрагента и делает выводы о его благонадежности. В документе обычно указывают рекомендации для руководства. Например, служба безопасности может указать, что лучше воздержаться от сотрудничества.

Шаг 6. Дальнейший контроль. Даже когда компания уже заключила договор с контрагентом, служба безопасности продолжает контролировать ситуацию. Если партнер попадет в тяжелое судебное разбирательство, у него появятся долги или проблемы с законом, служба безопасности должна вовремя это заметить и сообщить руководству. Отслеживать такие изменения помогают автоматические сервисы. Например, Контур.Фокус регулярно обновляет данные о контрагентах и сообщает, если нашел что-то подозрительное. Если такой автоматизации нет, регламент устанавливает периодичность и условия повторных проверок. Обычно они проходят раз в квартал или раз в год, либо если произошли существенные изменения — вышли новые законы или партнера поглотила другая компания.

Как составить заключение службы безопасности по проверке контрагента

Заключение службы безопасности — это документ, в котором специалисты фиксируют информацию о будущем партнере и оценивают риски сотрудничества. В заключение обычно включают:

• Юридические данные контрагента. Наименование компании, ИНН, ОГРН, адрес регистрации, сведения о руководителях и учредителях.
• Перечень юридических документов. Учредительные документы, лицензии, сертификаты. Если каких-то документов нет или они вызывают сомнения, это указывают в отчете.
• Финансовое состояние контрагента. Специалисты службы безопасности указывают платежеспособность контрагента, наличие и объем долгов, наличие и серьезность судебных разбирательств.
• Соответствие реквизитов. Нужно указать, совпадают ли данные на сайте компании, в реестрах ФНС и других официальных базах.
• Признаки риска. Специалисты отдельно указывают факты, которые заставляют сомневаться в благонадежности контрагента. Обычно это короткий срок деятельности, минимальный уставной капитал, много судебных исков, признаки мошенничества или долги.
• Сводная таблица о контрагенте. В нее выносят все полученные данные и факторы риска.
• Итоговая рекомендация. Служба безопасности делает общий вывод о благонадежности контрагента и могут посоветовать компании начать сотрудничество или отказаться от него. Однако конечное решение принимает руководитель отдела, директор или собственник бизнеса.

Итоги

Важно проверять контрагентов, чтобы не стать жертвой мошенников, не потерять деньги и не оказаться участником судебного процесса. Проверкой занимается служба безопасности или любой специалист, у которого есть необходимые знания. Перед тем, как заключать договор, важно проверить юридическую информацию о компании, ее финансовое состояние, наличие долгов, судебных разбирательств и негативных отзывов. По итогам проверки служба безопасности делает письменное заключение, в котором описывает, какие данные удалось собрать о контрагенте, и делает вывод о его благонадежности.

Проверяйте контрагентов по своим критериям

Создавайте собственные модели автоматической проверки в Фокусе: для бухгалтерии, юристов и службы безопасности

Подробнее о возможности