Как составить регламент проверки контрагентов

Процедура проверки потенциальных контрагентов включает работу с большим объемом данных. Задача усложняется, когда приходится работать с десятками компаний, а результат нужен срочно. Систематизировать процесс помогает регламент проверки контрагентов. Что учесть при разработке документа, рассказываем в статье от команды Контур.Фокуса.

Зачем компании регламент проверки контрагентов

Продемонстрируем важность регламента проверки контрагентов на гипотетическом примере.

Компания «Звезда» решила отремонтировать офис. Нашла фирму с хорошим ценником за услуги. Подрядчик попросил заплатить большую часть суммы авансом. Заказчик согласился, ведь все отзывы на сайты фирмы были положительными.

Однако ни через неделю, ни через месяц рабочие подрядчика так и не пришли ремонтировать офис. В фирме ссылались на заминки с покупкой материалов, а потом перестали выходить на связь.

Деньги потеряны, работы не выполнены, еще и нового подрядчика искать придется. Теперь заказчику одна дорога — в суд, но гарантий, что получится вернуть деньги, нет. Уже позже стало понятно, что это обычная схема работы недобросовестного подрядчика — в судах лежат десятки исков от обманутых контрагентов.

Компания могла избежать этого, если бы проверила контрагента но сделки. Структурировать процесс сбора информации о бизнес-партнерах перед началом сотрудничества помогает регламент проверки контрагентов. Он представляет собой документ, в котором содержатся правила сбора, анализа, хранения данных о потенциальном партнере, параметры благонадежности, перечень ответственных подразделений.

Положение вводит в организации стандарт проверки компаний перед сделкой, формулирует четкий алгоритм действий. Это ускоряет сбор и анализ сведений: сотрудникам не приходится каждый раз думать, как работать с новыми компаниями.

Чем может помочь регламент компании

Регламент выбора контрагента помогает решить сразу три задачи:

Исключить недобросовестных контрагентов. Тщательное изучение информации о потенциальных партнерах до сделки позволяет выявлять фирмы-однодневки, мошенников или просто компании, которые срывают сроки и не исполняют договор. Четкое следование правильно оформленному регламенту сведет к минимуму процент ненадежных фирм среди партнеров.

Снизить риск отказов по банковским операциям. Некоторые организации, например, банки, должны следить за транзакциями своих клиентов — таково требование закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем». Если операция или контрагент по ней вызывают подозрения, операцию могут остановить для проверки законности или вовсе отменить. Работа с добросовестными контрагентами, прошедшими проверку по регламенту, снижает риск негативных последствий.

Избежать претензий от налоговиков. Инспекторы считают, что бизнес, который выбирает недобросовестных контрагентов, может участвовать в схемах по уходу от налогообложения. Наличие в компании регламента помогает доказать налоговой должную осмотрительность при формировании деловых связей. Если налоговая поймет, что вы сделали все возможное при выборе контрагента и не догадывались о его ненадежности, все претензии отпадут. В противном случае могут последовать штрафы, доначисления налогов и пени.

Какие признаки выдают «технического» контрагента

Термин «техническая компания» впервые появился в письме ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@. Под ним налоговики понимают организации, которые не ведут реальной экономической деятельности. Они нужны, чтобы создать искусственный документооборот и получить налоговую выгоду: принять к вычету НДС или уменьшить налог на прибыль, когда оснований для этого нет.

Если добросовестная компания сотрудничает с технической фирмой, это вызывает подозрения у налоговой. Вот признаки, которые указывают на техническую фирму:

• отсутствуют сотрудники,
• нет обязательных разрешений и лицензий,
• нет основных средств,
• нет производственных активов, транспорта, складов,
• нет информации в СМИ и интернете;
• вид деятельности в ЕГРЮЛ и на практике не совпадают,
• нет сайта и рекламы,
• в ЕГРЮЛ есть пометка о недостоверности сведений по директору или участникам фирмы.

Проверка контрагентов по регламенту помогает выявить технические компании до сделки, что снижает риск претензий со стороны налоговиков.

Порядок составления регламента о проверке контрагента

В организации регламент должной осмотрительности при выборе контрагента принимают в два этапа:

Первый этап — разработка положения. На этой стадии привлекают специалистов: юристов, бухгалтеров, сотрудников службы безопасности. Они составляют текст регламента. Задачу можно делегировать внешним экспертам: юридическим или аудиторским фирмам.

Второй этап — утверждение регламента. Когда документ готов, руководитель юрлица утверждает его своим приказом. В локальном нормативном акте проставляют дату принятия, подпись директора и печать организации. С момента принятия приказа положение вступает в силу и распространяется на работников компании.

Какие отделы компании должны пользоваться регламентом

В зависимости от структуры и размера компании по регламенту могут работать разные подразделения:

• юридический отдел,
• бухгалтерия,
• служба безопасности,
• отдел снабжения,
• отдел продаж,
• финансовый отдел.

Основные правила составления регламента

Основные правила разработки регламента можно выразить в шести принципах. Расскажем о них подробнее

Принцип законности получения, обработки и хранения необходимой информации о контрагенте

Действия по проверке контрагента не должны противоречить закону. Поэтому рекомендуем пользоваться только открытыми источниками и официальными сервисами, которые не вызывают сомнений с точки зрения легальности. Покупка баз данных, оказавшихся в открытом доступе из-за утечки, может привести к штрафным санкциям.

Если вы запрашиваете паспортные данные ИП или директора, подробную информацию о сотрудниках, стоит попросить их оформить согласие на обработку персональных данных. Персональную информацию нужно тщательно хранить и не передавать другим. Если ведете аудиозапись встречи с контрагентом или видеосъемку предприятия, предупредите об этом заранее.

Иногда контрагенты передают сведения, составляющие коммерческую тайну. Такие данные распространять нельзя. За нарушение может последовать штраф от партнера или даже уголовная ответственность.

Принцип полноты проверки контрагента

Не стоит подходить к проверке бизнес-партнеров формально. Мало просто скачать выписку из ЕГРЮЛ и запросить учредительные документы — налоговую может не устроить такой подход. Необходимо собрать и проанализировать как можно больше данных, чтобы решение о сотрудничестве было максимально взвешенным.

Без всесторонней проверки легко ошибиться, принять за добросовестную компанию мошенника или, наоборот, по первому сомнительному признаку отсечь надежную фирму.

Принцип актуальности информации о контрагенте

Собрать информацию о компании однажды перед сделкой недостаточно. В долгосрочных отношениях, где фигурируют крупные суммы, информацию нужно постоянно обновлять. Данные устаревают быстро: у контрагента может смениться директор или учредитель, ухудшиться финансовое положение, организация может переехать или попросту обанкротиться.

Включите в договор обязанность партнера уведомлять о важных изменениях, но и сами держите руку на пульсе. Например, можете включить наблюдение за контрагентами в Контур.Фокусе. Сервис будет присылать вам на почту сообщения, если в работе компаний произойдут изменения.

Принцип дифференциации рисков

В одном из своих решений Верховный суд указал, что подходы к проверке контрагентов должны различаться в зависимости от вида сделки (определение ВС РФ от 14.05.2020 по делу № А42-7695/2917). Одно дело закупить воду в офис, совсем другое — оформить поставку высокотехнологичной аппаратуры.

Некоторые сделки фирмы совершают регулярно, крупные же договоры заключаются раз в несколько лет. В зависимости от суммы и регулярности сделки критерии должной осмотрительности должны различаться. Нет смысла проверять всю историю владения кулером, но для производственного помещения на сотни квадратных метров это актуально.

Принцип равенства прав участников проверки

Ни один закон не обязывает контрагентов по первому требованию предоставлять всю информацию о себе. У вас есть право запросить документы, а у бизнес-партнера — отказать вам. С одной стороны, такая закрытость должна насторожить, но с другой, возможно, на это есть веские причины.

Если минимальный набор данных удалось собрать по открытым источникам, а партнер выгоден и важен, запросите у него письменный отказ в предоставлении данных — это подстрахует на случай претензий налоговиков.

Иногда выбирать контрагента просто не из кого. Например, компания оказывает уникальную услугу, но есть сомнения в ее благонадежности. В такой ситуации на сотрудничество можно согласиться, но попробовать обезопасить себя условиями в договоре. Платите частями или только после исполнения договора партнером. В отчете о проверке сделайте пометку, почему сотрудничество состоялось, несмотря на негативные факты в биографии фирмы — на случай вопросов от инспекторов.

Принцип разумности сроков проведения проверки контрагента

Проверка бизнес-партнера должна быть своевременной: желательно собрать информацию и запросить документы до сделки. Чтобы укладываться в сроки, пропишите длительность проверки в регламенте, например, от двух до пяти рабочих дней. Так вы будете понимать, сколько времени закладывать на подготовку к сделке. В случае претензий от налоговой это тоже будет плюсом: в инспекции будут понимать, сколько времени вы уделяли изучению данных о партнерах.

Иногда сделку нужно заключить в ближайшие сутки, тогда времени на долгий сбор информации нет. В такой ситуации выручат специальные сервисы проверки контрагентов, один из них — Контур.Фокус. Сведения из ЕГРЮЛ, бухотчетность, реестры недобросовестных поставщиков, лицензии и многое другое — все найдете в одном сервисе.

Еще один плюс — суды принимают данные из Фокуса в качестве доказательства коммерческой осмотрительности при выборе партнеров.

Пример:

В одном из арбитражных дел компании удалось оспорить доначисления налоговой больше чем на 100 млн рублей. Один из аргументов истца состоял в том, что проверка подрядчиков в компании была регламентирована.

Сотрудники анализировали данные из официальных ресурсов и Контур.Фокуса и составляли на каждую фирму справку, на основании которой решался вопрос о сотрудничестве. В итоге суд встал на сторону истца и отменил решение инспекции. Апелляция и кассация пришли к таким же выводам (решение арбитражного суда города Москвы от 21.11.2022 по делу № А40-85589/22).

Образец регламента

Образец регламента проверки контрагентов законом не предусмотрен — каждая компания разрабатывает положение сама. Чтобы подготовить документ было проще, в таблице расписали примерную структуру регламента:

Заголовок

 

 

 

 

 

 

Какие сведения о контрагенте следует проверять

 

 

 

В регламенте стоит прописать, какие конкретно данные о контрагенте нужно собирать и проверять. Вот пять видов сведений, которые точно нужно включить в положение.

 

 

 

Общие сведения

 

 

 

Начните изучать контрагента с общих данных о компании. К ним относятся:

 

 

 

• название,
• ОГРН и ИНН,
• дата регистрации,
• ОКВЭД,
• уставный капитал,
• адрес,
• ФИО руководителя,
• учредители,
• филиалы и представительства,
• банкротство.

 

 

 

Даже минимальный набор данных уже многое расскажет об организации. Если вы не можете найти компанию по представленным ею ОГРН и ИНН, она не зарегистрирована, а значит, работает нелегально.

 

 

 

По адресу, ФИО директора и учредителей можно проверить, не относятся ли они к массовым. Дата регистрации укажет, как долго компания на рынке — как правило, чем дольше, тем лучше. Имеет значение и размер уставного капитала: чем он больше, тем меньше вероятность столкнуться с мошенником. Также обратите внимание на основной ОКВЭД, соответствует ли он тому, чем фирма занимается на практике.

 

 

 

Вся базовая информация содержится в выписке из ЕГРЮЛ, ее можно скачать на сайте ФНС. Еще один вариант — найти контрагента в сервисе налоговой «Прозрачный бизнес».

 

 

 

Исполнительные производства

 

 

 

Исполнительные производства расскажут о долгах фирмы, которые взыскиваются принудительно через приставов. Имеют значение количество исполнительных дел, суммы и основания взысканий.

 

 

 

Даже если у фирмы множество неоплаченных штрафов ГИБДД на 500 рублей, это еще не значит, что она недобросовестная. А вот взыскания по судебным спорам на миллионы рублей должны насторожить. Для проверки задолженностей подойдет банк данных ФССП.

 

 

 

Судебные дела

 

 

 

Ищите своего контрагента среди ответчиков по арбитражным делам. Обращайте внимание на споры из-за нарушения обязательств по договору. Если за полгода насчитали десятки таких дел, есть риск стать очередным истцом. Арбитражные споры можно проверить в онлайн-картотеке арбитражных дел.

 

 

 

Финансовая отчетность

 

 

 

Финансовая отчетность расскажет о материальном положении контрагента. Если компания занимается производством или поставками, у нее должны быть основные средства, иначе она не сможет исполнить договор.

 

 

 

Проанализируйте выручку компании за три года. Если все это время компания терпит убытки, лучше ее избегать. Финансовая отчетность публикуется в свободном доступе на ресурсе БФО.

 

 

 

Ресурсы на исполнение сделки

 

 

 

Чем крупнее сумма договора, тем детальнее должна быть проверка. Если сделка составляет больше 30% от оборота компании, убедитесь наверняка, что контрагент ее исполнит.

 

 

 

Например, если вы хотите заключить договор поставки дорогого оборудования, следуйте следующему алгоритму:

 

 

 

1. Запросите сведения о среднесписочной численности работников — так вы убедитесь, что на предприятии есть, кому доставить товар.
2. Попросите предоставить договоры купли-продажи или аренды транспорта и складов, а если перевозить товар будет посредник — соглашение с ним.
3. Если контрагент занимается производством, попросите отправить фото и видео из цехов или провести вам экскурсию по предприятию.
4. Если по роду деятельности компания должна состоять в СРО или иметь лицензию, убедитесь, что контрагент соблюдает эти требования.

 

 

 

Как автоматизировать проверку по регламенту

 

 

 

Если в вашей компании уже есть регламент, автоматизировать проверку контрагентов по нему поможет Скоринг в Контур.Фокусе. Система оценит бизнес-партнеров по вашим требованиям и выдаст рейтинг, который поможет определить уровень их надежности. Расскажем, как работает Скоринг на реальной ситуации.

 

 

 

Ситуация:

 

 

 

Производитель металлопроката ежедневно отгружает продукцию сотням оптовиков. При каждой отгрузке он должен удостовериться, что отгружает товар действующей компании. Отгрузок очень много, времени на детальную проверку нет. У компании есть запрос на моментальную проверку по определенным критериям, подтверждающим добросовестность покупателя, чтобы отгружать надежным компаниям и стопорить отгрузку рисковым.

 

 

 

Решение:

 

 

 

Скоринг позволяет настроить модель проверки по требованиям компании. Можно создать модель по определенным критериям и моментально получать эти данные.

 

 

 

Подробнее о том, как устроена скоринговая оценка контрагентов в Фокусе, можете почитать в статье.

 

 

 

Что будет, если регламента нет

 

 

 

В законе нет нормы, обязывающей организацию разработать регламент проверки контрагентов на благонадежность. Поэтому оштрафовать за отсутствие регламента не могут.

 

 

 

В первую очередь положение нужно самой компании. Без регламента проверка не будет унифицированной, сотрудники могут упустить важную информацию и дать зеленый свет сделке с недобросовестной компанией. Без положения процесс занимает больше времени, ведь каждый раз алгоритм нужно продумывать заново.

 

 

 

В случае претензий от налоговой не получится предъявить регламент в качестве доказательства должной осмотрительности при выборе контрагентов, поэтому подтвердить свою правоту будет сложнее.

 

 

 

Регламент проверки контрагентов помогает систематизировать сбор и анализ информации о компаниях, выбирать только надежных партнеров, а также избежать налоговых рисков. Рекомендуем завести его каждой компании.