Чем занимается специалист по проверке контрагентов

Проверка контрагентов снижает риск столкнуться с недобросовестной компанией, банкротом или мошенником. Лучше доверить эту ответственную работу сотруднику, который знает, где искать информацию и как ее анализировать. Рассказываем, как устроена работа специалиста по проверке контрагентов

Попробуйте автоматическую проверку контрагентов

Фокус сформирует экспресс-отчет с ключевой информацией о компании и экспертной оценкой рисков сотрудничества

Подробнее о возможности

Основные обязанности специалиста по проверке контрагентов

Проверка контрагентов — это процесс сбора информации об организации для оценки благонадежности. Анализ данных о компаниях перед сделкой можно поручить отдельному сотруднику — специалисту по проверке контрагентов.

Однако чаще проверкой деловых партнеров занимаются сотрудники смежных должностей. В крупных компаниях анализ контрагентов входит в компетенцию службы безопасности. Также работу по сбору и оценке данных о партнерах могут делегировать юридическому отделу, бухгалтерии, менеджерам по продажам, отделу снабжения и закупок. В маленьких фирмах эту функцию берет на себя директор, индивидуальный предприниматель тоже зачастую выполняет проверку сам.

В обязанности специалиста по проверке контрагентов входит:

• собирать информацию о потенциальных партнерах до заключения сделки;
• анализировать данные о компании, оценивать ее надежность;
• запрашивать документы у потенциальных партнеров, уточнять информацию;
• формировать собранные данные и полученные документы в досье на контрагента;
• готовить отчет по результатам проверки, давать рекомендации по работе с организацией;
• составлять положение о проверке контрагентов;
• разрабатывать критерии, инструкции и чек-листы для других сотрудников, которые будут проверять партнеров;
• обучать сотрудников навыкам проверки компаний;
• периодически обновлять данные по действующим контрагентам.

Кого проверяет специалист по проверке контрагентов

Специалисты по проверке контрагентов оценивают благонадежность всех компаний, с которыми организация собирается строить деловые отношения. Это поставщики, подрядчики, исполнители, покупатели, заказчики и другие бизнес-партнеры.

Глубина проверки контрагента зависит от величины сделки, которую стороны планируют заключить. Чем выше цена договора, тем тщательнее изучают деятельность компании. Чтобы оптимизировать работу специалиста по проверке контрагентов, всех партнеров можно разделить на категории в зависимости от суммы сделки и для каждой разработать свой алгоритм проверки.

Например, к первой категории относят компании, с которыми планируется сделка до 100 тысяч рублей, ко второй — от 100 до 500 тысяч рублей, к третьей — от 500 тысяч рублей и выше. Для первой категории достаточно запросить учредительные документы и посмотреть информацию в программе для проверки контрагентов. У третьей категории также запрашивают документы на оборудование, помещения, сырье.

Что ищет специалист по проверке контрагентов

Задача специалиста по проверке контрагентов — найти в деятельности компании признаки, которые выдают ее как недобросовестного партнера. От сотрудничества с такими компаниями отказываются в пользу организаций с более надежной репутацией. Если же подозрительный контрагент предлагает уникальные услуги, которых больше нигде не найти, с ним разрабатывают особые условия сотрудничества, чтобы снизить риски. Например, работают без авансов, только по постоплате.

Чтобы убедиться в надежности компании, специалист по проверке контрагентов ищет в работе организации следующие моменты:

Банкротство. Банкротные дела редко заканчиваются восстановлением платежеспособности должника. Чаще всего компания-банкрот расплачивается по долгам за счет своего имущества и ликвидируется. Работать с банкротом рискованно: высок шанс, что он не исполнит обязательства, а взыскать долг из-за очереди кредиторов будет проблематично.

Случаи неисполнения обязательств. Когда компания нарушает договор, это приводит к судебным процессам, а закончиться все может приставами. Частые судебные иски и взыскания по исполнительным производствам на крупные суммы указывают на надежность контрагента — легко оказаться на месте существующих кредиторов.

Нестабильное материальное положение. Даже если фирма еще не банкрот, большие долги могут указывать на то, что компания в шаге от банкротства. Также о неблагоприятном финансовом состоянии могут свидетельствовать данные бухгалтерской отчетности, например, убыточность бизнеса на протяжении нескольких лет.

Признаки технической компании. ФНС определяет технические компании как организации, которые не ведут реальной хозяйственной деятельности, а лишь создают фиктивный документооборот, чтобы снизить налоги. Работа с такими фирмами чревата тем, что налоговая не примет НДС к вычету или не учтет расходы по спорным операциям.

Признаки незаконной деятельности. Некоторым организациям недостаточно регистрации в налоговой для законной работы — еще нужна лицензия. Например, на поставку алкоголя, продажу лекарств, вывоз отходов, медицинским организациям. Если на лицензируемый вид деятельности нет разрешения, компания работает нелегально.

Массово проверяйте контрагентов в Фокусе

Создавайте списки контрагентов для разных сценариев проверки. Например, чтобы наблюдать за ними или находить связи

Подробнее о возможности

Как проходит проверка контрагентов

Специалист по проверке контрагентов проводит процедуру в два этапа.

Запрос документов

Первый этап проверки бизнес-партнера — запрос документов. Базовый набор включает:

• устав;
• свидетельства ИНН и ОГРН;
• договор об учреждении;
• документ о создании общества;
• документ об избрании или назначении руководителя;
• доверенность, если сделку заключает представитель, плюс копия его паспорта,
• бухгалтерскую отчетность за последний отчетный период

Анализ данных из открытых источников

На втором этапе проверки собирают информацию с общедоступных сайтов и сервисов. Это нужно, чтобы проверить данные из документов на подлинность и больше узнать о компании. Информация есть в реестрах и на порталах государственных органов. Вот десять онлайн-источников, которые помогут изучить организацию.

«Прозрачный бизнес». Один только сервис ФНС многое расскажет о юрлице. В карточке организации есть основные регистрационные данные: ИНН, ОГРН, ОКВЭД, дата создания, статус субъекта МСП, директор, учредители, адрес, уставный капитал. Также сервис содержит информацию о:

• долгах по налогам, пеням, штрафам;
• налоговых правонарушениях;
• среднесписочной численности работников;
• сумме уплаченных налогов;
• доходах и расходах;
• непредоставлении налоговой отчетности больше года;
• специальных налоговых режимах.

По запросу сервис предоставит копии учредительных документов юрлица из ЕГРЮЛ, но пока эта функция работает в тестовом режиме. Еще сервис позволяет скачать выписку из ЕГРЮЛ, проверить адрес юрлица и директора на массовость, узнать о дисквалификации руководителя, ограничениях человека на участие в юрлицах.

«Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде». На сайте можно заказать выписку из реестра ФНС, подписанную электронной подписью ведомства. Достаточно найти компанию по ИНН, ОГРН или названию.

ГИР бухгалтерской и финансовой отчетности. Сайт ФНС дает возможность изучить финансовые показатели компании за несколько предыдущих лет. Пользователям доступны бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Сервис покажет данные по основным показателям в динамике, чтобы было понятно, растут они или падают.

Картотека арбитражных дел. Сервис содержит информацию по всем делам, которые рассматривают арбитражные суды. Введите ИНН, чтобы узнать, как часто компания судится с другими и на какие суммы, выигрывает или проигрывает дела. Арбитражные суды рассматривают не только споры между контрагентами, но и банкротные дела. Так что из картотеки получится узнать и о банкротстве компании.

Банк данных исполнительных производств ФССП. Приставы принудительно взыскивают долги, когда компания не хочет выплачивать их добровольно. Чтобы вернуть деньги, приставы блокируют счета юрлица и арестовывают имущество. Из базы данных ФССП можно узнать актуальные исполнительные производства, суммы взысканий и их основания — штрафы, налоговые недоимки, долги по судебным решениям.

«Федресурс». На сайте публикуют информацию о фактах экономической деятельности юрлиц и ИП. В карточке компании есть данные о залогах, лизингах, ликвидации, реорганизации, банкротстве, членстве в СРО, лицензиях, торгах.

Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков. Компании попадают в список, если отказались заключить контракт по результатам торгов, не исполнили его или нарушили. В реестре недобросовестные компании находятся два года.

Единый реестр проверок. В реестре есть информация по всем плановым и внеплановым контрольно-надзорным мероприятиям, которые проводили в отношении организации. Если в своей деятельности компания нарушала правила пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологические нормы, трудовые права сотрудников и другие требования закона, данные об этом попадут в реестр.

Проверка доверенностей по реквизитам. Если сделку от имени контрагента заключает представитель по доверенности, проверьте ее на действительность. В реестре содержатся данные только по нотариальным доверенностям. Если доверенность в простой письменной форме, можно проверить, не отменил ли ее доверитель.

Единый реестр сертификатов соответствия и деклараций о соответствии. В реестр попадает информация о документах, которые подтверждают качество товаров. Чтобы убедиться, что поставщик предоставляет актуальные сертификаты и декларации на продукцию, достаточно ввести номер документа в строку поиска. Сервис покажет статус документа и сроки его действия.

Специалист по проверке документов формирует из собранных данных и запрошенных документов досье на компанию. Хранить информацию нужно, чтобы в случае судебного спора или претензий от налоговой доказать свою коммерческую осмотрительность при выборе партнера. По итогам проверки сотрудник готовит отчет и предоставляет его ответственному лицу, которое примет на основании данных решение о заключении сделки.

Как проверить контрагента в Контур.Фокусе

Первый этап проверки по запросу документов упростить нельзя. А вот онлайн-проверку можно автоматизировать с помощью Контур.Фокуса. Сервис поможет специалисту по проверке контрагентов сэкономить время на сборе данных и больше времени посвятить анализу.

Данные из разных источников распределены в сервисе по вкладкам, чтобы удобнее было их искать. Есть и уникальные сведения, которые в открытом доступе не найти, например, данные из онлайн-касс. Или информацию о делах из судов общей юрисдикции, которые искать самому сложно и долго. Для поиска карточки юрлица специалисту по проверке контрагентов достаточно одного из базовых реквизитов — ИНН или ОГРН.

Сервис не только собирает, но и анализирует информацию. Быстро оценить благонадежность компании поможет автоматический экспресс-отчет. Зеленым сервис отметит благоприятные факты, желтым и красным — подозрительные маркеры, которые стоит изучить подробнее. Еще сервис автоматически анализирует финансовую отчетность и финансовые показатели, чтобы оценить материальное положение организации было проще.

Наблюдайте за изменениями в работе контрагентов

Контур.Фокус сообщит, если в работе компании что-то изменилось. Например, если сменился руководитель или началась ликвидация

Подробнее о возможности