Какие данные и куда передают онлайн-кассы

Онлайн-кассы не только печатают чеки, но и направляют информацию о расчетах с покупателями в налоговую. Какие данные из кассовых аппаратов и в каком порядке передают в ведомство, расскажем в статье.

Антон Яковлев Эксперт Контур.Фокуса по экономической безопасности

Полина Романовских Юрист, эксперт по законодательству

Получите сведения о финансах из онлайн-касс

Изучите выручку и средний чек ИП и компаний, которые оказывают услуги и продают товары в розницу

Подробнее о возможности

Что такое онлайн-касса

Порядок работы с кассами регулирует закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. В нем термина «онлайн-касса» нет. Дело в том, что онлайн-кассами стали называть всю контрольно-кассовую технику после того, как в 2016 года в закон внесли поправки.

С тех пор работа ККТ принципиально изменилась. Первое важное отличие — в аппаратах обязательно должен использоваться фискальный накопитель. Это устройство, которое записывает и хранит данные обо всех платежных операциях, проведенных через кассу. Записанную информацию о расчетах изменить нельзя. Второе отличие — данные об оплате необходимо передавать через интернет в налоговую. Поэтому после изменений за ККТ закрепилось название «онлайн-кассы».

Применять онлайн-кассы должны все организации и ИП, которые берут оплату от физлиц за предоставляемые товары, работы или услуги. При этом не важно, как рассчитывается клиент — наличными, по безналу или онлайн. Если компания работает только с бизнесом, то ККТ не используется. Исключение — представитель компании или ИП хочет расплатиться наличными деньгами или корпоративной картой. В таком случае использовать онлайн-кассу обязательно.

Для некоторых видов бизнеса закон делает исключение и разрешает им не применять онлайн-кассу при расчетах с клиентами. К ним относятся:

• киоски по продаже газет, журналов, мороженого;
• сезонные палатки с овощами и фруктами;
• торговля на рынках и ярмарках;
• сдача жилья в аренду;
• ИП на патенте при некоторых видах работ, например, химчистка, ремонт мебели;
• самозанятые и другие — полный перечень есть в ст. 2 54-ФЗ.

Также исключение сделано для бизнеса, который работает в труднодоступных и отдаленных местах. Список таких территорий определяет правительство региона. Например, в Свердловской области к ним относятся Байкаловский муниципальный район, поселок Новая Княсьпа в городском округе Карпинск, деревни Рассол и Глазуновка в Верхотурье и другие. Юрлица и ИП в этих местах могут не применять онлайн-кассы.

Как работает онлайн-касса

Онлайн-кассы бывают разных видов: смарт-терминалы с экранами, напоминающие планшеты, фискальные регистраторы без экранов, которые нужно подключать к ПК, миниатюрные ньюджеры. Закон предъявляет к аппаратам определенные требования, но пользователю не нужно в них разбираться. Главное, чтобы марка и модель техники были внесены в реестр ККТ, который ведет ФНС. В остальном бизнес может выбрать любой формат онлайн-кассы в зависимости от объема операций и задач. Некоторым компаниям, например, интернет-магазинам, можно арендовать облачную кассу без физического терминала.

Но чтобы начать использовать кассовый аппарат, недостаточно просто его купить. После приобретения его нужно зарегистрировать в инспекции. Организация подает заявление в ФНС, получает регистрационный номер, записывает его и другие данные в фискальный накопитель, после чего отчитывается об этом инспектору. Налоговая вносит информацию в журнал учета, а пользователь получает карточку регистрации ККТ — на все уходит 10 дней. После этого через онлайн-кассу можно проводить расчеты.

Онлайн-кассу нужно установить в месте расчетов с клиентами. Каждый день перед началом расчетов кассир должен отправлять через ККТ отчет об открытии смены. Заканчивается смена также соответствующим отчетом в налоговую — не позднее 24 часов с ее начала.

Смену нужно закрыть в любом случае, даже если за день не было продаж. Пока смена не будет закрыта, кассир не сможет выдавать новые чеки, а еще есть риск получить штраф.

Процесс работы с онлайн-кассой выглядит так:

1. Кассир пробивает товар через онлайн-кассу.
2. Клиент оплачивает товар наличными, картой или онлайн.
3. Система формирует чек, его отдают покупателю. Электронный чек отправляют на email или в смс.
4. Фискальный накопитель фиксирует информацию о расчетах с клиентом.
5. Онлайн-касса направляет данные о расчетах с фискального накопителя оператору фискальных данных (ОФД) через интернет.
6. ОФД принимает чек и сообщает об этом пользователю, а сведения передает дальше в ФНС.

Остановимся подробнее на том, как происходит передача данных в налоговую.

Порядок передачи данных в налоговую службу

Онлайн-касса передает данные о расчетах с покупателями в ФНС не напрямую, а через посредника — оператора фискальных данных. Статус ОФД получают компании, которым налоговая выдала разрешение на обработку фискальных данных. ФНС вносит их в специальный список. Сейчас в перечне 16 операторов, среди них есть и Контур.

Чтобы ОФД смог передавать фискальную информацию компании в налоговую, он заключает с ведомством договор на обработку фискальных данных. О соглашении оператор отчитывается в ФНС. В обязанности ОФД входит:

• обрабатывать фискальные данные в режиме реального времени,
• передавать фискальные данные в ФНС не позднее 24 часов,
• обеспечивать конфиденциальность, неизменность, защиту сведений,
• хранить данные пять лет, а после — уничтожать,
• сообщать в налоговую о фискальных документах с признаками фальсификации.

Компания, которая пользуется онлайн-кассой, может получить статус ОФД и передавать данные напрямую в налоговую, не заключая договор со сторонним оператором.

Получите сведения о финансах из онлайн-касс

Изучите выручку и средний чек ИП и компаний, которые оказывают услуги и продают товары в розницу

Подробнее о возможности

Данные, передаваемые онлайн-кассой в налоговую

Финансовый накопитель передает в ФНС фискальные данные. Они включают информацию о расчетах с клиентом: сведения о компании, ККТ и другие. Фискальные данные, для которых установлен формат, называются фискальными документами. К ним относятся:

• кассовые чеки;
• бланки строгой отчетности (БСО);
• отчет о регистрации или изменении параметров регистрации ККТ;
• отчеты об открытии и закрытии смены;
• кассовый чек коррекции или бланк БСО коррекции — направляется, если произошла ошибка;
• отчет о закрытии фискального накопителя — формируется, когда его срок службы истек;
• отчет о текущем состоянии расчетов — показывает количество документов, которое не получилось отправить с фискального накопителя в адрес ОФД.

От обязанности передавать фискальные данные в налоговую через ОФД освобождены организации, которые находятся в местах, отдаленных от сетей связи. Перечни таких территорий устанавливаются для каждого региона.

Несмотря на название, определяющим критерием при включении территории в список является не удаленность от больших городов, а численность населения — менее 10 тысяч человек. Предполагается, что в таких муниципалитетах могут быть проблемы с интернетом. Предприниматели в отдаленных от сети связей местах применяют ККТ в автономном режиме: информация о расчетах записывается, но не передается в режиме онлайн.

Фискальные данные компаний нигде не публикуются. Но узнать сведения из онлайн-касс компаний и ИП легально все же можно — в Контур.Фокусе. Сервис собирает информацию из онлайн-касс, пользователи которых разрешили распространять сведения о финансовых показателях.

В Контур.Фокусе вы сможете изучить выручку, средний чек и динамику финансовых показателей контрагента, чтобы быть уверенным в его стабильном материальном положении.

Сервис покажет, в каких регионах у партнера установлены онлайн-кассы и как давно он в последний раз пробивал чеки. Также в карточке компании вы найдете координаты торговых точек — посмотреть здания, в которых находятся онлайн-кассы, можно по кнопке «Осмотреть».

Есть ли онлайн-кассы без передачи данных

Передача фискальных данных в ФНС — основная задача онлайн-касс. Кассовый аппарат без такой функции фактически не имеет смысла. При этом ни одна онлайн-касса не может направлять сведения в налоговую напрямую — обязательно нужен договор с оператором фискальных данных.

За хранение и передачу данных в ОФД отвечает фискальный накопитель. Некоторые онлайн-кассы продаются без него, однако работать с таким аппаратом не получится. Если вы приобрели ККТ без финансового накопителя, его нужно докупить — конфигурация всех онлайн-касс предусматривают место под него.

Ответственность за нарушение порядка передачи данных

Если владелец онлайн-кассы не передает фискальные данные в налоговую, его могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Возможные санкции — предупреждение или штраф: для ИП — от 1 500 до 3 000 рублей, для организаций — от 5 000 до 10 000 рублей. Чаще всего сбой в передаче данных происходит из-за неисправностей в кассовом оборудовании, проблем с интернетом или неполадок на стороне ОФД, но от ответственности владельца кассы это не освобождает.

Для операторов тоже предусмотрена административная ответственность за непередачу фискальных данных. ОФД-юрлицо рискует получить штраф от 300 000 до 500 000 рублей (ч. 8 ст. 14.5 КоАП).

Отдельный состав правонарушения предусмотрен для случаев, когда налоговая запросила у владельца ККТ документы или информацию, а он ее не предоставил. В таком случае накажут по ч. 5 ст. 14.5 КоАП, но санкции будут такими же, как в ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

Основные изменения в онлайн-кассах в 2024 году

На рассмотрении в Госдуме находится законопроект, который предусматривает поправки в закон 54-ФЗ. В документе указано, что изменения вступают в силу с сентября 2024 года, однако его текст еще может измениться. Основные нововведения, которые предлагают авторы законопроекта:

• Оплату по СБП приравнять к оплате картой на месте. Если клиент переводит деньги по QR-коду, ему придется выдать чек.
• Расширить перечень тех, кто может не применять онлайн-кассы при безналичных расчетах. В него войдут ИП, основной вид деятельности которых — образование на основе лицензии или спорт.
• Заявление на регистрацию кассы можно будет подать через «Госуслуги».
• Вместо заявления на перерегистрацию при замене фискального накопителя достаточно будет направить отчет через оператора ОФД.
• Регистрация онлайн-кассы и снятие ее с учета будут проходить в два раза быстрее — за пять дней вместо десяти.

Убедитесь в надежности контрагента

Контур.Фокус проанализирует финансовое состояние и судебные дела компании, предупредит о банкротстве и других рисках

Попробовать бесплатно