Как автоматизировать проверку контрагентов по своим требованиям: опыт сети Буше

Рассказываем, как сеть кафе и кондитерских Буше с помощью Контур.Фокуса автоматизировала проверку контрагентов.

Ирина Ахметшина Автор статей для Контур.Фокуса

О компании

Сеть Буше представлена более чем 70 кафе-пекарнями в Санкт-Петербурге, Ленинградской области и Москве, а также двумя заводами по производству хлебобулочных и кондитерских изделий в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, существенная часть продукции поставляется в розничные торговые сети.

Задача

Буше работает с большим количеством договоров. В проверке контрагентов задействованы несколько подразделений, в том числе юридический отдел и бухгалтерия: юристы оценивают надежность партнеров,  бухгалтеры — налоговые риски.

Ранее процесс проверки контрагента начинался с загрузки договора в корпоративный портал на согласование, а сама проверка осуществлялась вручную через веб-версию Контур.Фокуса: юрист выгружал из нее отчет о проверке контрагента, сохранял его в отдельной папке для бухгалтерии и проводил анализ контрагента.

Анастасия Самарина
Юрисконсульт сети Буше

В такой схеме проверки контрагентов мы выделили три ключевых недостатка:

1. Риск человеческих ошибок при ручной обработке данных.

2. Ограниченный доступ к результатам проверки — они были доступны другим участникам согласования только по отдельному запросу.

3. Неиспользование полученных данных для проверки корректности заполнения карточки контрагента в Битрикс24.

Чтобы оптимизировать этот процесс, мы решили автоматизировать проверку контрагентов и интегрировать ее в корпоративный портал, разработанный на базе Битрикс 24.

Основное преимущество, которые мы хотели получить от автоматизации проверки контрагентов, — не скорость, а доступность результатов для всех сотрудников и невозможность пропустить проверку.

Решение

Илья Кирсанов
Ведущий юрисконсульт сети Буше

Для автоматизации проверки контрагентов мы выбрали API-решение от Контур.Фокуса. Но базовая коробочная версия программы не отвечала всем потребностям компании. Например, для нас была важна возможность сохранения отчетов о проверке в отдельной папке в корпоративном портале, отображение в карточке контрагента финансовой и налоговой информации, как это реализовано в веб-версии Контур.Фокуса, возможность запуска проверки вне согласования договора. Перед юридическим отделом стояла задача совместно коллегами из других отделов проработать подробное технические задание для подрядчика. Перед разработчиками — реализовать это в нашем корпоративном портале.

Составление технического задания и его реализация с последующим тестированием и налаживанием процессов  заняли около года.

Результат

Михаил Глазунов
Руководитель юридического отдела сети Буше

Программа заработала в соответствии с теми требованиями и задачами, которые мы поставили. Самое главное, что теперь проверка проводится в отношении любого контрагента, результат проверки стал доступен всем заинтересованным лицам, и вся информация о контрагенте аккумулируется на корпоративном портале.

Кроме API-решения Буше продолжает использовать в проверках веб-версию Контур.Фокуса для получения более детальной информации о контрагентах.