Как узнать численность сотрудников компании по ИНН

Наличие сотрудников — это один из критериев добросовестности при проверке контрагента. Без работников невозможно построить здание или оказать услуги по техническому обслуживанию оборудования. Как проверить, что у партнера есть необходимый штат сотрудников, разберем в статье.

Михаил Кобрин Эксперт по финансовому контролю, банкротству и оценке бизнеса Полина Романовских Юрист, эксперт по законодательству

Убедитесь в надежности контрагента

Контур.Фокус проанализирует финансовое состояние и судебные дела компании, предупредит о банкротстве и других рисках

Попробовать бесплатно

Какая численность сотрудников бывает

Для начала нужно разобраться с терминами, в которых так или иначе упоминается численность сотрудников. От этого зависит то, как считать соответствующий показатель.

Списочная численность. Это общее количество сотрудников в компании на конкретную дату. Сюда включают всех работников, устроенных по трудовым договорам и для которых это место работы является основным. Внешние совместители, исполнители по договорам ГПХ, привлеченные на работы по специальным договорам с государственными организациями — в списочную численность не попадают. Подробный перечень тех, кого учитывают в списочной численности, и тех, кого в нее не включают, смотрите в п. 17 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647.

Среднесписочная численность (ССЧ). Это среднее арифметическое списочной численность сотрудников, определяемое за конкретный расчетный период. Например, за квартал, полугодие, 9 месяцев или год. Иными словами, это среднее количество сотрудников в компании за определенный период, устроенных по трудовым договорам и для которых это место работы является основным. Правила расчета этого показателя изложены в п. 16 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647.

Средняя численность работников (СЧ). Это ССЧ, в которую включено среднее количество внешних совместителей и работников по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). То есть это обобщенное среднее количество сотрудников в организации за определенный период. Правила расчета средней численности совместителей и работников по договорах ГПХ изложены соответственно в п. 22 и 23 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647.

Что такое списочная численность работников 

В списочную численность попадают наемные работники, выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более. В этот же показатель в том числе включают собственников компании, получающих зарплату за работу в этой организации (п. 17 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647).

В списочную численность сотрудников включают лиц:

• явившихся на работу, в том числе не работавших по причине простоя;
• находившихся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата;
• не явившихся из-за болезни;
• не явившихся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей;
• выполняющих работу на дому;
• получивших день отдыха за работу в выходной или праздник;
• находившихся в отпуске без содержания независимо от его длительности и так далее.

Полный перечень приведен в п. 17 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647.

Призванные по мобилизации и добровольцы на весь период прохождения службы или оказания добровольного содействия ВС РФ включаются в списочную численность как целые единицы.

Отдельные категории лиц в расчет списочной численности включать не нужно. Это, например (п. 17 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647):

• принятые на работу по совместительству из других компаний (их учет нужно вести отдельно);
• исполнители по договорам ГПХ;
• привлеченные на работы по специальным договорам с государственными организациями;
• переведенные в другую компанию без сохранения зарплаты, а также направленные на работу за границу;
• направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет компании-работодателя, а также лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой стипендии;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работать без уведомления работодателя;
• собственники компании, не получающие зарплату;
• члены кооператива, не заключившие трудовой договор с организацией;
• адвокаты;
• военнослужащие находящиеся на военной службе.

Расчет списочной численности должен совпадать с табелями учета рабочего времени, так как в этом документе отмечают явку сотрудников на работу, дни отдыха, больничные и отпуска.

Рассчитывать списочную численность нужно за выходные и праздники. Она принимается равной предшествующему рабочему дню. Это же правило действует если выходные или праздники длились два и более дня подряд.

Работник, последним днем которого была пятница, исключается из расчета среднесписочной численности со следующего дня, то есть с субботы.

Какие сотрудники учитываются при расчете среднесписочной численности (ССЧ)

Как уже было написано выше, ССЧ — это среднее арифметическое списочной численности на каждый календарный день за определенный период. Поэтому практически все работники, попадающие в списочную численность, будут учтены и в ССЧ.

Сотрудников с неполным рабочим временем учитывают в особом порядке. В общем случае — пропорционально отработанному времени, а тех, кому неполный день положен по закону — принимают к расчету как целые единицы. Аналогично как целые единицы учитывают лиц, трудящихся неполное время по инициативе работодателя.

В особом порядке также учитываются кадры:

• принятые не неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или штатным расписание или переведенные на такой режим работы с собственного согласия;
• и одновременно с этим выполняющие работу как внутренние совместители.

Для целей расчета ССЧ их учитывают пропорционально отработанному времени, но не более чем одну целую единицу.

Как один человек учитывается сотрудник, работающий две, полторы или менее одной ставки, оформленный при этом в одной компании как внутренний совместитель. При этом сотрудник, состоящий в списочном составе организации и трудящийся по внутреннему совместительству, учитывается в списочной численности и ССЧ один раз по месту основной занятости.

Особый порядок расчета действует для сотрудников, работающих неполное рабочее время по штатному расписанию или по договоренности работодателем. Алгоритм разберем на примере.

Убедитесь в надежности контрагента

Контур.Фокус проанализирует финансовое состояние и судебные дела компании, предупредит о банкротстве и других рисках

Попробовать бесплатно

В октябре 2025 года 23 рабочих дня. В ООО «Ромашка» за этот месяц неполный рабочий день трудились 3 человека. Первый — работал 23 дня по 6 часов, второй — 23 дня по 4 часа, третий — 22 дня по 5 часов. Обычная продолжительность рабочего дня в компании — 8 часов. Теперь перейдем к расчетам.

Шаг 1. Считаем, как будет учитываться каждый работник за один день. Делим количество отработанных одним человеком часов в день на обычную продолжительность рабочего дня в компании:

• первый работник: 6 / 8 = 0,75 чел.;
• второй работник: 4 / 8 = 0,5 чел.;
• третий работник: 5 / 8 = 0,625 чел..

Шаг 2. Полученное частное умножаем на количество отработанных дней в месяце каждым сотрудником:

• первый работник: 0,75 * 23 = 17,25;
• второй работник: 0,5 * 23 = 11,5;
• третий работник: 0,625 * 22 = 13,75.

Шаг 3. Складываем суммы и делим на количество рабочих дней в октябре 2025 года:

(17,25 + 11,5 + 13,75) / 23 = 1,85 чел.

Это число будет учитываться при расчете ССЧ работников.

Какие работники не учитываются при расчете среднесписочной численности

Некоторые категории сотрудников в расчет ССЧ не попадают. К ним относятся (п. 18 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647):

• женщины в отпуске по беременности и родам, а также сотрудники в отпуске в связи с усыновлением ребенка или по уходу за ребенком (кроме работающих неполное рабочее время или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному соцстрахованию);
• кадры, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты;
• работники, поступающие в образовательные организации и находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов.

Мобилизованные сотрудники и добровольцы включаются в списочную численность, но в расчет ССЧ их включать не нужно.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Для расчета ССЧ нам нужно просуммировать списочную численность кадров за все дни периода и полученное число разделить на количество дней в этом же периоде. Рассмотрим такой алгоритм на примере календарного месяца.

Например, на 1 октября года в «Ромашке» 20 человек работало полный рабочий день. 10 октября стало на одного работника меньше, так как он уволился, а 20 октября приняли два новых сотрудника. Выходит, что с 1 по 9 октября в компании работало 20 человек, с 10 по 19 октября — 19 человек, а с 20 по 31 октября = 21 человек. 

Также предположим, что в «Ромашке» в октябре 3 сотрудника работали неполный рабочий день. За этот месяц вместе они отработали 340 часов, а всего в октябре допустим было 184 рабочих часа (при 8-часовой рабочей неделе).

Для начала посчитаем ССЧ сотрудников с полной занятостью за этот месяц:

20 чел. * 9 дн. + 19 чел. * 10 дн. + 21 чел. * 12 дн. / 9 дн. + 10 дн. + 12 дн. = 622 / 31= 20,06 чел.

Теперь рассчитаем ССЧ сотрудников с неполной занятостью пропорционально отработанному времени:

340 чел.ч. / 184 ч. = 1,85 чел.

Получается ССЧ всех работников за октябрь составляет:

20,06 чел. + 1,85 чел. = 21,91 человек

Ежегодная сдача сведений в ИФНС

Работодатели указывают среднесписочную численность сотрудников в двух отчетах:

• Расчет по страховым взносам (РСВ) — который сдают в налоговую инспекцию;
• ЕФС-1 (Раздел 2), он же бывший отчет 4-ФСС — который сдают в СФР.

Кроме того, информация о ССЧ может потребовать при заполнении отдельных статистических отчетов, а также при составлении пояснительной записки к бухгалтерскому балансу.

Убедитесь в надежности контрагента

Контур.Фокус проанализирует финансовое состояние и судебные дела компании, предупредит о банкротстве и других рисках

Попробовать бесплатно

Зачем нужны данные о численности работников

Проверить количество сотрудников у контрагента нужно как минимум по трем причинам:

Удостовериться, что у бизнес-партнера есть возможность исполнить договор. Например, компания заключает сделку на производство дорогостоящего оборудования. Но при проверке выясняется, что на контрагента работает всего два человека. Стоит выяснить у партнера, как он собирается исполнять условия договора при таком количестве работников.

Не столкнуться с фирмой-однодневкой. Отсутствие работников может указывать на то, что организация существует лишь для вида, а на деле не бизнес не ведет. Если у юрлица нулевой штат, изучите контрагента и на другие признаки фирмы-однодневки — о них мы подробно писали здесь.

Избежать проблем с налоговой. Инспекция может признать налоговую выгоду по сделке необоснованной, если посчитает, что фирма выбирала контрагента без должной осмотрительности. Например, при заключении крупной сделки организация не удостоверилась, что у бизнес-партнера достаточно персонала для исполнения договора. Подробнее о должной осмотрительности читайте в статье.

Как узнать, сколько сотрудников работает в компании

Данные об ССЧ работников контрагента можно найти через сервис налоговой «Прозрачный бизнес». Система показывает информацию об этом показателе за три предшествующих года. Например, в 2025 году можно получить сведения за 2022, 2023 и 2024 годы.

Для проверки среднесписочной численности кадров у контрагента следуйте простому алгоритму:

1. Зайдите на сайт «Прозрачный бизнес»;
2. В поисковую строку введите ИНН, ОГРН или наименование юрлица. В результатах поиска найдите нужную организацию и откройте ее карточку.
3. Найдите блок «Среднесписочная численность работников организации». Чтобы узнать данные за последние три года, разверните информацию, кликнув по кнопке «Подробнее».

Ряд компаний вправе не публиковать сведения о ССЧ. В таком случае, эти данные не будут отображаться на сайте «Прозрачный бизнес». О том, какие организации вправе не отчитываться о численности сотрудников, читайте в этой статье.

Еще один сценарий — проверить ССЧ через реестр МСП. Однако этот способ работает только в отношении контрагентов, относящихся к микропредприятиям или малому и среднему бизнесу.

Чтобы узнать сведения о численности сотрудников по ИНН, зайдите на сайт ФНС, найдите фирму по идентификатору и скачайте выписку. Ответ найдете в графе «Сведения о среднесписочной численности работников юрлица за предшествующий календарный год».

Проверка численности сотрудников в Фокусе

Узнать количество сотрудников в организации по ИНН можно в Контур.Фокусе. Чтобы проверить численность сотрудников, нужно ввести ИНН, ОГРН или название фирмы в строку поиска. В карточке компании найдите раздел «Сотрудники». В этом блоке доступны сведения о численности сотрудников за последние несколько лет. Нажмите на количество работников, чтобы изучить данные за предыдущие годы. Также в разделе можно найти информацию о средней зарплате и вакансиях у контрагента.

Коротко о главном

1. Численность сотрудников бывает: списочная — общее количество сотрудников в компании на конкретную дату; среднесписочная — среднее арифметическое списочной численность сотрудников, определяемое за конкретный расчетный период и средняя численность работников — это среднесписочная численность, в которую включено среднее количество внешних совместителей и работников по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
2. В списочную численность попадают наемные работники, выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более. В этот же показатель в том числе включают собственников компании. 
3. Женщины в отпуске по беременности и родам, сотрудники в отпуске в связи с усыновлением ребенка или по уходу за ребенком, кадры, обучающиеся в образовательных учреждениях, работники, поступающие в образовательные организации, не учитываются при расчете среднесписочной численности 
4. Зачем нужны данные о численности работников: удостовериться, что у бизнес-партнера есть возможность исполнить договор, не столкнуться с фирмой-однодневкой, избежать проблем с налоговой.
5. Узнать о количестве сотрудников контрагента можно на сайте «Прозрачный бизнес» и в Контур.Фокусе.

Читайте также:

• Улучшили работу маркеров среднесписочной численности сотрудников
• Как проверить работника по ИНН
• ЦБ предлагает усилить проверку бенефициаров и публичных должностных лиц

Убедитесь в надежности контрагента

Контур.Фокус проанализирует финансовое состояние и судебные дела компании, предупредит о банкротстве и других рисках

Попробовать бесплатно