Должная осмотрительность: как правильно выстроить проверку контрагента

Налоговым кодексом предусмотрена обязанность каждой компании проверять своих контрагентов. Ведь за работу с фирмами-однодневками ФНС может наказать даже добросовестных налогоплательщиков. Сталкиваются с этим и те компании, которые не догадывались о недобросовестности своего партнера. Как проверить контрагента и проявить должную осмотрительность, разберемся далее.

Что такое должная осмотрительность

Должная осмотрительность — это комплекс мероприятий, который компания обязана проводить при проверке контрагента на предмет налоговых рисков. Проверку проводят для того, чтобы оценить добросовестность партнера и возможность дальнейшего сотрудничества. 

Многие компании сознательно не проверяют контрагентов и работают со всеми организациями без исключения. Такой подход грозит санкциями со стороны ФНС в виде доначислений налогов, отказа в вычетах, штрафов и так далее.

На законодательном уровне нет закрепленного определения термина «должная осмотрительность». Следовательно, нигде не закреплен конкретный перечень проверочных мероприятий, которые организация должна провести, чтобы обезопасить себя от рисков работы с недобросовестными компаниями. Поэтому порядок проверки партнеров каждая компания разрабатывает самостоятельно.

Риски непроявления должной осмотрительности

Сам факт непроверки партнера не является нарушением законодательства, так как ни одной статьей НК РФ обязанность по проверке контрагентов не установлена.

В первую очередь в проявлении осмотрительности должен быть заинтересован сам бизнес. Ведь при отсутствии регламента по проверке контрагентов компания несет различные риски.

Налоговые риски

Партнер может добросовестно исполнять свои обязательства по договору, но уклоняться от уплаты налогов. ФНС может заподозрить компанию в получении необоснованной налоговой выгоды со ссылкой на ст. 54.1 НК РФ.

Факт нарушения налогового законодательства со стороны недобросовестного партнера не является доказательством получения необоснованной налоговой выгоды. Однако п. 10 Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 предусмотрено, что ФНС может привлечь к ответственности организацию, работающую с недобросовестным контрагентом, если докажет, что:

• компания действовала без должной осмотрительности и осторожности и ей должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом;
• деятельность компании и ее взаимозависимых лиц направлена на совершение операций, связанных с налоговой выгодой, преимущественно с партнерами, нарушающими налоговое законодательство.

В отношении тех, кто пренебрегает должной осмотрительностью, налоговая может применить санкции:

• доначислить налог, сумма которого была занижена, например, из-за участия в сделке фирмы-прослойки или фирмы-однодневки;
• отказать в налоговом вычете, если контрагент не платит НДС; 
• начислить пени за несвоевременную уплату доначисленного налога;
• оштрафовать на 20% от неуплаченной суммы налога за неумышленное нарушение (п. 1 ст. 122 НК РФ);
• оштрафовать на 40% от неуплаченной суммы налога за неумышленное нарушение (п. 3 ст. 122 НК РФ).

Проверка контрагента — это не панацея. По результатам проверки нельзя с полной уверенностью сказать, платит ли контрагент налоги или нет. Однако должная осмотрительность существенно снизит количество претензий от ФНС в сторону компании.

Неналоговые риски

Отказываясь от проверки контрагента, организация в целом не может быть уверена в том, что ее партнер сможет исполнить договорные обязательства. 

До заключения контракта «Альфа» могла бы запросить выписку из ЕГРЮЛ, посмотреть Картотеку арбитражных дел или использовать специальные сервисы проверки контрагентов. За несколько минут можно было бы собрать достаточно информации о том, что с «Браво» лучше не работать.

Репутационные риски

Факт работы с фирмой-однодневкой — это уже сигнал для ФНС уделять компании больше внимания. А если таких случаев было несколько — это будет поводом для инспекции назначить выездную проверку.

В итоге страдает репутация организации. Ведь частое сотрудничество с недобросовестными фирмами — один из сигналов о том, что компания также является недобросовестной.

Правовые основы должной осмотрительности

Законом не установлен закрытый перечень признаков, которые говорят о недобросовестности. Для разработки внутренних критериев проверки можно руководствоваться общей практикой, нормативно-правовыми актами и письмами ФНС.

Приказом ФНС РФ от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ утверждена Концепция системы планирования выездных налоговых проверок. Налоговики используют ее для определения необходимости проведения выездной налоговой проверки в отношении налогоплательщика. 

Так как выездные проверки в основном и проводят по организациям, в отношении добросовестности которой у налоговой есть сомнения, то критерии, установленные Приложением № 2, можно использовать и для проверки контрагентов:

• налоговая нагрузка контрагента ниже среднеотраслевого уровня;
• наличие убытков на протяжении 2-х и более налоговых периодов;
• темпы роста расходов превышают темпы роста доходов;
• средний уровень заработной платы ниже, чем среднеотраслевой;
• неоднократное приближение к предельным критериям, установленным для применения налоговых спецрежимов (например, лимиты по УСН, ПСН, ЕСХН);
• сумма доходов максимально приближена к сумме расходов, т. е. компания или ИП работают без прибыли;
• деятельность основана на построении цепочки компаний-перекупщиков;
• частое изменение местонахождения;
• существенное отклонение уровня рентабельности от среднеотраслевого;
• отсутствие контакта с руководством;
• отсутствие документального подтверждения полномочий представителя контрагента;
• отсутствие информации о фактическом местонахождении контрагента;
• отсутствие информации о контрагенте в ЕГРЮЛ / ЕГРИП.

Также некоторые критерии добросовестности и осмотрительности указаны в Письме ФНС от 23.03.2017 г. № ЕД-5-9/547@. Выбор контрагента может быть признан необоснованным, если:

• порядок выбора контрагента существенно отличается от стандартной практики;
• у сделки отсутствует коммерческая привлекательность;
• у контрагента плохая деловая репутация, низкая платежеспособность;
• у партнера отсутствуют ресурсы для исполнения контракта и опыт исполнения аналогичных сделок;
• у налогоплательщика «плохая репутация» — он совершал много сделок с фирмами-однодневками;
• отсутствует контакт с руководством;
• отсутствует документальное подтверждение полномочий представителя контрагента;
• отсутствует информация о фактическом местонахождении контрагента;
• отсутствует информация о контрагенте в ЕГРЮЛ / ЕГРИП;
• у контрагента нет необходимых лицензий, разрешений, членства в СРО и так далее.

Каждая компания вправе дополнить эти перечни теми критериями, на которые важно обращать внимание в их деятельности. На практике выделяют еще несколько критериев недобросовестности контрагента:

• зарегистрирован недавно;
• в ЕГРЮЛ/ЕГРИП есть пометка о недостоверности сведений;
• адрес «массовой регистрации», то есть по юридическому адресу зарегистрировано еще несколько компаний, помимо контрагента;
• «массовый руководитель» или «массовый учредитель» — то есть директор или учредитель участвуют сразу в нескольких компаниях;
• включен в реестр недобросовестных поставщиков;
• большая задолженность по налогам и сборам;
• нет сотрудников;
• отсутствуют производственные и финансовые ресурсы;
• выступает ответчиком во многих судебных разбирательствах;
• неудовлетворительные финансовые результаты;
• невозможность выйти на связь с руководством.

Наличие 1–3 критериев — это не основание признавать контрагента недобросовестным. Однако, если критериев накопилось много, то лучше отказаться от сотрудничества с таким партнером.

Ключевые признаки недобросовестного контрагента

Критериев недобросовестности очень много, мы разберем основные из них.

Адрес массовой регистрации

Закон не ограничивает количество компаний, которые можно прописать на одном адресе. Недобросовестные контрагенты могут регистрировать по 100 фирм-однодневок в одном и том же офисе.

Однако сам по себе адрес «массовой регистрации» — это не всегда плохо. Аренда таких адресов дешевле, поэтому многие компании открывают офисы именно в таких местах.

Массовый руководитель

Ситуация с массовыми учредителями такая же, как и с адресами. Ввиду того, что фирмы-однодневки постоянно открывают и закрывают, на одном и том же физическом лице могут числиться по 10 и более компаний. Обычно такой учредитель является номинальным. Выгодоприобретателем по однодневкам выступает третье лицо.

Неудовлетворительное финансовое положение

Контрагент, работающий в убыток, либо завышает расходы с целью налоговой оптимизации, либо действительно ведет убыточный бизнес.

В первом случае — проблем с налоговой не избежать. Во втором — очень вероятны проблемы с исполнением обязательств по договорам. Например, будут просрочены сроки оплаты или отгрузки со стороны партнера.

Анализируйте активы компании. Например, производственное предприятие не может существовать без основных средств и запасов материалов. Если контрагент заверяет, что он прямой производитель, а на балансе в строке «Основные средства» стоит прочерк, значит, партнер что-то скрывает.

Наличие долгов по налогам и сборам

Контрагент с долгами перед ФНС — это большой риск. Все его сделки будет внимательно изучать налоговая. Следовательно, задавать вопросы будут всем компаниям, сотрудничающим с этим контрагентом.

Отсутствие контакта с руководителем контрагента

Практика показывает, что фирмы-однодневки работают через представителей, утаивая информацию о реальном директоре или учредителе. Поэтому до подписания контракта рекомендуем познакомиться с руководителем контрагента.

Отсутствие информации о контрагенте в ЕГРЮЛ / ЕГРИП

Информация обо всех компаниях, в том числе ликвидированных, содержится в ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Если по реквизитам контрагента нет записи в государственном реестре — это повод усомниться в добросовестности контрагента.

Как проявить должную осмотрительность

Проверка контрагентов перед заключением контрактов — это проявление должной осмотрительности. Эта процедура должна быть четко регламентирована и систематизирована, а ее результаты должны храниться в компании на тот случай, если налоговая запросит подтверждение осмотрительности.

Хранить документы можно в бумажном или электронном виде. Однако обязательно должна быть зафиксирована дата, когда эти документы получены и был составлен отчет. Фиксация даты позволит доказать налоговой, что проверка была проведена своевременно, а не задним числом.

Разрабатываем регламент проверки

В первую очередь разрабатывают регламент проверки контрагентов. Это документ, в котором прописывают:

• должность сотрудника, отвечающего за проверку партнера;
• сроки проведения проверки;
• перечень критериев, по которым оценивается добросовестность;
• перечень документов и источников информации, необходимых для проверки;
• порядок интерпретации собранных результатов;
• порядок оформления отчета или справки о проведенной проверке;
• порядок хранения собранных документов, информации и отчета.

Регламент будет первым документом, подтверждающим налоговикам то, что организация придерживается принципов должной осмотрительности.

Разрабатываем письмо о запросе документов

Проверка контрагента начинается с анализа его документов. Поэтому рекомендуется заранее составить шаблон письма с перечнем истребуемых документов. На практике запрашивают:

• устав;
• свидетельство ИНН
• свидетельство или лист записи ЕГРЮЛ о создании организации;
• карточку организации;
• информацию об открытых банковских счетах;
• документы, подтверждающие право собственности на юридический адрес, или договор аренды;
• выписку ЕГРЮЛ / ЕГРИП;
• лицензии;
• паспорт лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности;
• паспорт индивидуального предпринимателя;
• решение учредителей о назначении генерального директора;
• доверенность на представителя организации;
• бухгалтерскую отчетность;
• рекомендательные и благодарственные письма от третьих лиц;
• справку об отсутствии задолженности по налогам и сборам.

Разрабатываем форму отчета или справки о проверке

Результаты проверки оформляют в виде отчета или справки, где по каждому критерию проверки будут даны комментарии ответственного лица и приложены подтверждающие документы.

Где собирать информацию о потенциальном партнере

Проверка контрагента всегда начинается с запроса у него документов. Однако делать вывод, опираясь только на предоставленные партнером данные, нельзя. Ведь нет уверенности в их достоверности.

Большую часть информации о контрагенте можно получить через официальные источники в интернете.

«Предоставление сведений из ЕГРЮЛ / ЕГРИП»

По ИНН контрагента можно получить выписку из единого государственного реестра. В документе отражена основная информация о компании:

• полное и сокращенное наименование;
• юридический адрес;
• дата регистрации компании;
• Ф. И. О. и должность лица, действующего от имени компании без доверенности;
• сведения об учредителях и размере уставного капитала;
• сведения о действующих лицензиях;
• сведения о кодах ОКВЭД;
• информация о ликвидации или реорганизации.

Данные в ЕГРЮЛ / ЕГРИП должны совпасть с информацией в тех документах, которые предоставил партнер. Если есть расхождения, рекомендуем запросить комментарии.

Наличие записи о недостоверности сведений — серьезный повод отказаться от дальнейшего сотрудничества. Так как такая компания в дальнейшем может быть ликвидирована.

Обращайте внимание на наличие сведений о прекращении юридического лица. Мошенники могут дать ИНН компании, которая давно закрыта.

Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства

По ИНН контрагента можно определить его принадлежность к субъектам малого или среднего предпринимательства.

«Прозрачный бизнес: Проверь себя и контрагента»

Это официальный сервис от ФНС для проверки контрагентов. По ИНН контрагента можно узнать:

• о реквизитах партнера на основании записи в ЕГРЮЛ / ЕГРИП;
• сведения о лицах, имеющих право действовать без доверенности;
• сведения об учредителях;
• сведения о задолженности по налогам и сборам, превышающей 1000 рублей;
• сведения о налоговых правонарушениях;
• информацию о применении специальных налоговых режимов;
• среднесписочную численность;
• размер уплаченных налогов;
• сумму доходов и расходов.

Ценность представляет достоверная и полная информация о налоговых нарушениях и сумме задолженности по налогам и сборам.

Кроме того, «Прозрачный бизнес» включает в себя еще несколько полезных разделов:

• «Участие в ЮЛ» — по ИНН или Ф. И. О. гражданина можно узнать, в скольких компаниях он является учредителем или руководителем — это проверка на «массового учредителя» или «массового руководителя»;
• «Дисквалификация» — информация о наличии запрета на управление компанией у ее руководителя;
• «Адреса ЮЛ» — проверка адреса «массовой регистрации».

Картотека арбитражный дел

В Картотеке хранится вся информация о судебных делах, рассматриваемых в Арбитражных судах. По ИНН или названию компании можно найти все дела, в которых контрагент участвовал в качестве истца, ответчика или третьего лица. С помощью сервиса можно ознакомиться с судебными решениями.

Банк данных исполнительных производств

Банк данных судебных производств раскрывает информацию о долгах, предъявленных к взысканию с юридических и физических лиц. Наличие исполнительного производства свидетельствует о том, что:

• у приставов есть исполнительный лист на взыскание долгов с контрагента — а значит, они могут обратить взыскание на его имущество;
• контрагент не платит по своим долгам.

Работа с таким партнером несет в себе финансовый риск.

Единый федеральный реестр сведений о банкротстве

В ЕФРСБ по ИНН можно найти информацию о том, находится ли контрагент в стадии банкротства или нет. Работа с контрагентом-банкротом несет в себе много рисков: от неполучения оплаты за отгруженную продукцию до оспаривания совершенных сделок.

ГИР Бухгалтерской (финансовой) отчетности

В ГИР БО хранится информация о финансовой отчетности большинства российских компаний. Можно узнать о выручке компании, прибыли, об уплаченных налогах, стоимости ее активов, размере кредиторской задолженности и так далее. Этот сервис отлично подойдет для оценки платежеспособности компании.

По данным ГИР БО можно посчитать рентабельность бизнеса контрагента и его налоговую нагрузку.

Налоговый калькулятор

Помогает определить среднеотраслевую рентабельность и налоговую нагрузку на бизнес. В дальнейшем можно сравнить средние показатели с фактическими значениями контрагента.

Реестр доверенностей Федеральной нотариальной палаты

Сервис помогает проверить подлинность нотариальной доверенности представителя контрагента или получить информацию о ее отмене.

Вестник государственной регистрации

В журнале организации публикуют информацию о совершении юридически значимых действий, например, о принятии решения о ликвидации, о реорганизации, об уменьшении уставного капитала и так далее.

«Коммерсантъ»

В журнале публикуют сообщения о введении процедур банкротства в отношении юридических и физических лиц. Для проверки контрагента достаточно знать его ИНН.

Поиск контрольных и профилактических мероприятий

По ИНН контрагента можно найти информацию о проверках, которые в отношении него проводились государственными органами, и об их результатах.

Реестр недобросовестных поставщиков

В реестр попадают организации и предприниматели, которые вели себя недобросовестно при исполнении государственных контрактов в рамках Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ и договоров в рамках Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Причины попадания в РЗН разные: введение заказчика в заблуждение, неисполнение контракта, поставка некачественного товара и так далее. Работать с организацией из реестра — рискованно.

Проверка иностранных партнеров

Проверка добросовестности иностранного партнера — это сложная задача. Перечень открытой информации различается от государства к государству. А усложняет этот процесс языковой барьер.

Помогут в проверке иностранной компании два сервиса ФНС РФ:

• Открытые базы данных иностранных государств — ищем интересующую нас страну и переходим по ссылке, где по реквизитам партнера можно проверить его регистрации.
• Налоговые администрации стран мира — здесь можно найти реквизиты налоговых органов страны партнера.

Как поможет API Контур.Фокуса в проявлении должной осмотрительности

Проверка контрагентов вручную — это долгий и трудоемкий процесс. Проверить нескольких партнеров таким образом можно, но если их несколько тысяч, то сделать это вручную очень затруднительно, возрастает вероятность ошибок.

Для автоматизации процесса оценки контрагента используют специальные сервисы, например,  API Контур.Фокуса. Он интегрируется в учетную систему вашей компании, и вы получаете все данных о клиентах и поставщиках в одном окне. Достаточно указать ИНН потенциального партнера, и программа в моменте проверит информацию по нему по всем официальным источникам.

C помощью данных API Контур.Фокуса можно оценивать благонадежность клиентов и поставщиков по регламенту компании, гибко настраивать критерии проверки. Система покажет риски у контрагентов, с которыми планируются крупные сделки для проведения углубленного анализа: запроса дополнительных документов или проведения выездной проверки.

Важно помнить, что проявление должной осмотрительности не может быть излишним. Например, спустя 3 года ФНС может попросить подтверждение реальности сделок.

API Контур.Фокуса позволяет формировать отчеты о проверке делового партнера на разных этапах сделки. Эти отчеты можно при необходимости  предоставить в ФНС или в суде.

Судебная практика: признаки отсутствия осмотрительности

Вопрос должной осмотрительности часто поднимается в судебных спорах с ФНС. Вот пример нескольких судебных решений:

• Постановление Пятнадцатого Арбитражного апелляционного суда от 19 августа 2022 года по делу № А53-23571/2021 — налогоплательщик не проявил должную осмотрительность и своевременно не провел проверку контрагента, ИФНС доначислила налог, пени и штраф. Первая и апелляционная инстанции заняли позицию ФНС.
• Решение Арбитражного суда Удмуртской Республики от 19 августа 2022 года по делу № А71-18159/2021 — налогоплательщик не представил доказательств того, что проводил проверку и проявлял должную осмотрительность. Арбитражный суд занял позицию ФНС.
• Постановление Первого Арбитражного апелляционного суда от 15.04.2019 по делу № А43-27187/2018 — налогоплательщик смог доказать должную осмотрительность, так как своевременно провел проверку контрагента. Арбитражные суды первой и апелляционной инстанций поддержали позицию налогоплательщика.
• Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18 декабря 2019 года по делу № А60-75291/2018 — у налогоплательщика был утвержден регламент проверки контрагентов, по которому он и действовал с целью оценки добросовестности партнера. Арбитражные суды первой, апелляционной и кассационной инстанций заняли позицию налогоплательщика.

Не нужно проводить проверку партнеров исключительно «для галочки», то есть для налоговой. В первую очередь должная осмотрительность работает на бизнес, помогая ему минимизировать риски от сотрудничества с фирмами-однодневками.