Положение о проверке контрагента

Проверка партнера — это проявление коммерческой осмотрительности. Отказ от этой процедуры несет как коммерческие, так и налоговые риски — вплоть до доначисления налогов, пеней и штрафов. Порядок анализа контрагента организация закрепляет в специальном положении или внутренней политике.

Автоматизируйте проверку контрагентов

Проверяйте контрагентов прямо в учетной системе. Выберите подходящий интеграционный модуль из готовых решений

Подробнее о возможности

Что такое коммерческая осмотрительность

Определение коммерческой осмотрительности описано в Письме ФНС России от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@ как «применяемый в гражданском обороте стандарт обоснованного выбора контрагента». Проверку проводят, чтобы оценить добросовестность партнера. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Должная осмотрительность».

Проверка контрагента призвана минимизировать сразу два риска:

• коммерческий — проверка позволяет убедиться в добросовестности бизнес-партнера и в том, что он надлежащим образом исполнит свои обязательства: проведет оплату, отгрузит товары, окажет услуги;
• налоговый — проверка поможет подтвердить, что партнер не уклоняется от налоговых обязательств и не участвует в сомнительных схемах, следовательно, налоговики не будут предъявлять претензий ни к самой организации, ни к ее партнерам.

Проверка не убережет от всех рисков. Однако она снижает их и позволяет защититься от претензий налоговой, если будет правильно оформлена.

Почему организация несет налоговые риски за действия своего контрагента

Текущая практика сформирована так, что если бизнес-партнер не исполняет свои обязанности по уплате налогов и сборов, то налоговая может доначислить налог на прибыль и НДС всем организациям, которые с ним сотрудничали. Опирается ФНС на ст. 54.1 НК РФ, о которой мы детально и с разбором судебной практики рассказали в статье «Статья 54.1 НК РФ. Практика применения».

Налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу или сумму подлежащего уплате налога при соблюдении одновременно двух условий:

• основная цель совершения сделки не связана с неуплатой или неполной уплатой или зачетом суммы налога;
• обязательства по сделке исполнены надлежащим лицом.

Нарушение налогового законодательства контрагентом дает ФНС повод думать, что цель совершения сделки — неуплата налога. Следовательно, штрафные санкции применяют как к партнеру, так и к самому налогоплательщику. Это связано с особенностями и механизмом начисления и уплаты НДС.

Однако организация может снизить риски, если докажет, что проявила коммерческую осмотрительность. Налогоплательщик не должен отвечать за нарушения своего контрагента, если проявил осмотрительность и сделка была реальной.

Зачем нужно положение о проверке контрагента

Анализировать контрагентов без регламента можно, достаточно дать устные наставления сотрудникам о том, как это сделать: запросить документы, проверить партнера через сервис  «Прозрачный бизнес» и так далее. И, возможно, этот  «неформальный» процесс даже будет работать, но убережет он компанию только от коммерческих рисков.

Налоговые риски при этом остаются. К добросовестной организации, случайно связавшейся с фирмой-однодневкой или недобросовестным налогоплательщиком, придет налоговый инспектор с единственным вопросом:  «Как проводилась проверка организации перед сотрудничеством?». 

Без регламента, в котором закреплен единый стандарт проверки и фиксации ее результатов, подтвердить, что компания придерживается принципов коммерческой осмотрительности, практически невозможно. И налоговая, основываясь на отсутствии доказательств, может доначислить налоги и штрафы.

Какие санкции может применить ФНС за отсутствие положения о проверке контрагентов

Отсутствие самого регламента по проверке бизнес-партнеров — это не нарушение. Однако налоговая следует простой логике:  «Нет регламента — нет единых стандартов проверки — нет доказательства проявления коммерческой осмотрительности». В таком случае налоговики могут:

• доначислить налог, сумма которого была занижена, например, из-за участия в сделке фирмы-прослойки или фирмы-однодневки;
• отказать в налоговом вычете, если бизнес-партнер не платит НДС; 
• начислить пени за несвоевременную уплату доначисленного налога;
• оштрафовать на 20% от неуплаченной суммы налога за неумышленное нарушение (п. 1 ст. 122 НК РФ);
• оштрафовать на 40% от неуплаченной суммы налога за умышленное нарушение (п. 3 ст. 122 НК РФ).

Какие разделы должны быть в положении о проверке контрагентов

Законодательно установленной формы положения, политики или регламента о проверке — нет. Как и нет перечня той информации или тех источников, которые организация обязана проверить до начала сотрудничества с новым бизнес-партнером.

Цель проверки — определить добросовестность будущего поставщика или покупателя. Поэтому не стоит ограничиваться запросом выписки из ЕГРЮЛ и копией Устава. 

Лица, ответственные за проверку контрагентов

В крупных организациях за анализ отвечают специалисты службы безопасности. Чаще всего это люди, имеющие специальное образование и опыт работы в различных органах и ведомствах: ФНС, МВД, ФСБ и так далее.

В небольших компаниях эта задача обычно поручается сотрудникам бухгалтерии, экономического или юридического отделов.

Перечень проверяемых контрагентов

Проверять нужно всех бизнес-партнеров, не только поставщиков, исполнителей и подрядчиков, но и покупателей и заказчиков. 

Если количество контрагентов велико, то растут затраты времени на их проверку. В таком случае бизнес-партнеров можно группировать по сумме заключаемого контракта, и чем сумма больше, тем детальнее проверка должна быть.

Например, партнеры 1-го уровня — сумма заключаемого контракта до 300 000 рублей, 2-го уровня — от 300 001 до 1 000 000 рублей, 3-го уровня — от 1 000 001 рублей и более.

Частота проверки

Периодичность проверки также лучше закрепить в политике. Проводить повторную проверку рекомендуется не реже одного раза в год. Если в течение этого срока о контрагенте стали известны порочащие его факты, сотрудничество лучше прекратить или провести повторную проверку. 

Например, после анализа партнера признали добросовестным и начали с ним работать. Спустя полгода выясняется, что руководителя бизнес-партнера обвиняют в даче взятки должностному лицу. В таком случае, лучше прекратить дальнейшее сотрудничество до того момента, пока суд не вынесет окончательное решение.

Но гораздо эффективнее поставить контрагентов на автоматический мониторинг и постоянно отслеживать их изменения, чтобы вовремя корректировать условия сотрудничества.

Анализируемые источники информации

В регламенте стоит сразу прописать, какие документы должна запросить служба безопасности у контрагента. Для удобства можно оформить данный раздел в виде чек-листа, чтобы ответственный специалист ничего не упустил.

После этого сотрудник приступает к анализу открытых источников информации. Их также можно закрепить в виде чек-листа.

Если подключены платные сервисы проверки контрагентов, то в политике можно так и указать, что используется отчет, сформированный в специализированной программе.

Алгоритм проверки

Здесь нужно расписать как проходит процесс проверки контрагента. Пример действий ответственного сотрудника следующий:

• запрашивает у контрагента документы для анализа по установленному перечню;
• собирает информацию из открытых источников по установленному перечню;
• при отсутствии документов или информации, составляет пояснительную записку с указанием причин их отсутствия;
• анализирует собранную информацию в течение 3-х рабочих дней;
• при необходимости запрашивает дополнительные документы;
• по итогу проверки составляет отчет по утвержденной форме с приложением копий всех документов;
• передает сформированный отчет лицу, принимающему решение о дальнейшей работе с контрагентом;
• ответственное лицо фиксирует в отчете вывод о возможности или невозможности дальнейшего сотрудничества с контрагентом.

Важно! Один сотрудник может отвечать за сбор информации, а второй — за вывод. Более того, в регламенте можно предусмотреть, что вывод о добросовестности контрагента принимается коллегиально. Например, фиксируются мнения службы безопасности, финансового и юридического отделов, после чего принимается соответствующее решение.

Порядок вынесение решения

Как сделать вывод о дальнейшей работе или, наоборот, об отказе от работы, каждая компания решает самостоятельно. Можно разработать перечень стоп-факторов, например:

• контрагент находится в стадии банкротства;
• у контрагента есть налоговые правонарушения, сумма штрафов по которым превышает 1 000 000 рублей;
• у партнера есть задолженность перед налоговой, размер которой превышает 15 % балансовой стоимости активов;
• руководитель контрагента привлекался к ответственности за экономические преступления и так далее.

Или в регламенте можно предусмотреть систему баллов. Это облегчит процесс вынесения решения.

Срок хранения отчета о проверке

В регламенте фиксируют срок хранения отчета по проверке бизнес-партнера. Можно ориентироваться на срок хранения первички — 5 лет. Отчет о проверке необходимо прикладывать к первичным документам по контрагенту.

Приложения к политике по проверке контрагентов

В приложениях можно закрепить:

• чек-лист запрашиваемых документов;
• чек-лист проверяемых источников информации;
• образец отчета по проверке;
• формы объяснительных записок и так далее.

Отчет о проверке контрагента

Отчет — это итоговый результат анализа бизнес-партнера. Он должен содержать всю собранную о контрагенте информацию и вывод о его добросовестности.

Если налоговая запросит подтверждение проявления коммерческой осмотрительности, то именно регламент проверки и отчет будут основными доказательствами.

Можно ли работать с контрагентом, не прошедшим проверку

Бывает, что история контрагента полна негативных моментов, но он предлагает уникальный продукт или услугу. Например, только он готов оказать услуги по строительству цеха в пгт. Диксон. Таких партнеров называют высокорискованными.

В таком случае рекомендуем предусмотреть в регламенте, что работа с высокорискованными контрагентами возможно только на основании письменного решения комиссии, которое должно быть принято более чем половиной голосов. При этом в спорных ситуациях ФНС и суд обращает внимание на условия сотрудничества, которые компания выбирала, исходя из уровня рискованности контрагента.

Оставлять решение о сотрудничестве с высокорискованным контрагентом на усмотрение директора — рискованно. Налоговая может сослаться на то, что руководитель был лично заинтересован в сотрудничестве именно с этим партнером. В случае принятия комиссионного решения налоговикам будет сложнее обосновать свою претензию, так как  решение принимало сразу несколько лиц и по заранее утвержденной процедуре.

Как API Контур.Фокуса упростит проверку контрагентов

Проверка контрагента с составлением подробного отчета — это долгий процесс, занимающий от пары часов до нескольких дней. Хорошо, если у компании есть собственная служба безопасности. Но даже профильным специалистам довольно сложно детально проверить за день более пяти контрагентов. А ведь нужно еще всё оформить в виде отчета и утвердить его.

В этом помогут специальные сервисы по проверке контрагентов, например, API Контур.Фокус. Он интегрируется в учетную систему клиента и выводит всю информацию о потенциальном бизнес-партнере в одном окне, достаточно указать ИНН. По результатам проверки можно создавать и хранить отчеты, чтобы предоставить их налоговикам.

Образец чек-листа запрашиваемых документов
Образец чек-листа проверяемых источников информации

Автоматизируйте проверку контрагентов

Проверяйте контрагентов прямо в учетной системе. Выберите подходящий интеграционный модуль из готовых решений

Подробнее о возможности