Мы ввели принцип «четырех глаз» и снизили риск ошибки при проверке партнеров.
ООО «ДАВ — Русcланд» — российское подразделение немецкой компании DAW, одного из крупнейших европейских производителей лакокрасочных и строительных материалов, систем теплоизоляции фасадов, напольных покрытий, декоративных материалов по креативному оформлению интерьеров.
Продукцию «ДАВ — Русcланд» использовали при восстановлении зданий Эрмитажа и Александринского театра в Санкт-Петербурге. Другие значимые объекты компании — Большой дворец в Петергофе, собор Василия Блаженного в Москве, Олимпийский конькобежный комплекс в Сочи.
Центральный офис расположен в Москве. Также у «ДАВ — Русcланд» есть девять филиалов в разных регионах России. Годовой оборот группы предприятий DAW составляет 1,5 млрд евро.
Проблема
В «ДАВ — Русcланд» проверяют на благонадежность новых контрагентов, а также отслеживают изменения по действующим, чтобы избежать претензий со стороны ФНС. Нередко возникают ситуации, когда сотрудникам компании нужно оперативно согласовать размер кредитного лимита для своего партнера. Во всех этих случаях им приходилось запрашивать информацию о контрагенте у финансового контролера и ждать результат анализа прежде чем продолжать работу с фирмой.
Со временем запросов в компании становилось все больше, сроки получения ответа от контролера увеличились. Стало понятно, что один человек с проверкой уже не справляется. Среди контрагентов «ДАВ — Русcланд» около тысячи компаний, и каждую из них приходилось анализировать вручную с помощью веб-сервиса. Встал вопрос о расширении штата и покупке дополнительных лицензий веб-сервиса.
В то же время в «ДАВ — Русcланд» думали над тем, как оптимизировать затраты. Компания искала решение, которое позволило бы не покупать дополнительные лицензии веб-сервиса и не расширять штат. Поняли, что выгоднее использовать автоматизированную проверку контрагентов. «ДАВ — Русcланд» рассматривала несколько продуктов, но остановилась на API Контур.Фокуса. На выбор повлияло то, что продукт позволял интегрировать данные в собственную учетную систему.
Решение
«ДАВ — Русcланд» интегрировала API Контур.Фокуса в учетную систему Microsoft Axapta (ERP). Внедрением занималась команда технических специалистов компании. На это ушло около трех месяцев. В «ДАВ — Русcланд» собирались использовать все возможности продукта, поэтому работы у программистов было много.
После интеграции программа сама выставляла метки о благонадежности и неблагонадежности контрагента. Доступ к этой информации получили все, кто работает в учетной системе. Это и сотрудники отдела продаж и других отделов, в чьи обязанности входит проверка клиентов, но не является их основной работой. Риск ошибки из-за человеческого фактора, когда менеджер по невнимательности мог пропустить тревожные маркеры, снизился.
Информация о каждой компании теперь поступает сотрудникам в файле PDF. Если нужно быстро проверить большое количество контрагентов, система выдает данные в виде списка. Компании ранжируются в зависимости от степени риска. Красный — требует немедленного внимания и, возможно, блокировки операций, желтый — стоит приглядеться, зеленый — все в порядке, беспокоиться не о чем.
Если сервис обнаруживает признаки риска (из-за задолженностей у контрагента, арбитражных дел, сообщений о банкротстве), система сама автоматически блокирует отгрузки товара и сообщает об этом ответственному менеджеру. Затем специалист анализирует данные и выясняет, насколько критична ситуация. Решение о дальнейшей работе с каждым из клиентов он принимает индивидуально.
Помимо данных Контур.Фокуса, «ДАВ — Русcланд» использует собственные сведения по каждому из своих партнеров. Например, отслеживает платежную дисциплину контрагентов на протяжении нескольких месяцев или лет сотрудничества. Эта информация также учитывается, когда нужно решить, продолжать работу с контрагентом при возникновении проблем или нет.
Результат
«ДАВ — Русcланд» сократила время на проверку новых контрагентов. При этом компании не пришлось нанимать новых сотрудников. Теперь проверка ведется автоматически. Просматривать данные по каждому партнеру вручную больше не нужно, за исключением случаев, когда появляются тревожные маркеры и требуется более глубокое исследование.
Компания смогла интегрировать данные в собственную учетную систему, с которой были хорошо знакомы все сотрудники. Дополнительное обучение, которое им потребовалось, было минимальным. Теперь все пользователи Microsoft Axapta могут получать отчеты о контрагенте и решать, как выстраивать с ним работу. Отчет по каждой компании формируется оперативно — в течение получаса.
У менеджеров появилось четкое понимание, какие риски могут возникнуть при работе с клиентами. Вероятность, что они примут неверное решение, уменьшилась, так как их в любой момент могут перепроверить.
Теоретически при проверке отчета о благонадежности всегда есть риск допустить ошибку. Но он уменьшается благодаря принципу «четырех глаз», ведь доступ к данным теперь имеют все сотрудники нашей компании, — объясняют в «ДАВ — Русcланд».
Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Проверка контрагентов
Коммуникации
Обучение
Сделки с недвижимостью
Открытие счета
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Фокус.Комплаенс
Экстерн
Диадок
Закупки
Безопасность
