Уведомление контрагентов о смене юридического адреса

Скрывать переезд организации на новый адрес от налоговой и бизнес-партнеров не стоит. В лучшем случае пропустите важное письмо от партнера, в худшем — юрлицо исключат из ЕГРЮЛ. Команда Контур.Фокуса рассказывает, кого и как нужно предупредить, если решили изменить юридический адрес, а в конце делится образцом уведомления о смене адреса.

Полина Романовских Юрист, эксперт по законодательству

Наблюдайте за изменениями в работе контрагентов

Контур.Фокус сообщит, если в работе компании что-то изменилось. Например, если сменился руководитель или началась ликвидация

Подробнее о возможности

Что делать, если у организации изменился юридический адрес

У компании «Офисные системы» подходил к концу договор аренды. Помещение не устраивало директора, цена казалась завышенной. Руководитель подыскал более подходящий офис, заключил договор аренды, и вся компания вместе с сотрудниками переехала на новое место. Теперь организация работает на ул. Комсомольской, 73, но в ЕГРЮЛ по прежнему числится адрес ул. Челюскинцев, 15. Контрагенты продолжают слать допсоглашения к договорам и первичку на старый адрес. Как действовать в такой ситуации?

При регистрации каждая организация указывает два параметра, которые связаны с местом ее деятельности:

Место нахождения. Это населенный пункт и муниципальное образование, в котором организация ведет деятельность. Например, Москва или Свердловская область, городской округ «город Екатеринбург». Место нахождения определяется по тому, где заседает исполнительный орган юрлица — руководитель или правление (п.2 ст. 54 ГК РФ). Место нахождения всегда указывают в уставе организации.

Адрес. Кроме населенного пункта в ЕГРЮЛ вносят адрес, по которому работает компания (п.3 ст. 54 ГК РФ). Это более конкретное место нахождения юридического лица: помимо региона и муниципального образования указывают улицу, номер дома и офиса. Адрес не всегда прописывают в уставе — это не обязательно. На юридический адрес организация получает важные сообщения. Если госорган или контрагент направили письмо на адрес из ЕГРЮЛ, считается, что компания его получила, даже когда фактически съехала, никого не предупредив.

Если организация по какой-то причине переехала на другую улицу или в другой город, об этом предупреждают заинтересованных лиц.

Кого и зачем нужно уведомить о смене юридического адреса

О переезде организация должна уведомить:

• Налоговую инспекцию. ИФНС внесет изменения в ЕГРЮЛ.

• Банки. Кредитные организации обязаны обновлять информацию о своих клиентах. Поэтому в договоре банковского обслуживания, скорее всего, есть положение о необходимости уведомлять банк о смене реквизитов, в том числе юрадреса. Если кредитная организация узнает, что компания переехала, но в ЕГРЮЛ адрес не поменяла, банк вправе расторгнуть договор и прекратить обслуживание (письмо ФНС от 23.12.2011 №АС-4-2/22130@).

• Контрагентов.

Если налоговая придет с проверкой к юрлицу и не найдет его по указанному в реестре офисе, инспекция сначала попросит предоставить правдивые сведения об адресе — на это есть 30 дней. В противном случае ИФНС внесет в ЕГРЮЛ пометку о недостоверности сведений (п. 6 ст. 11 федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если через шесть месяцев не предоставить возражения, налоговая может принять решение об исключении юрлица из реестра, и через три месяца организацию ликвидируют.

Непредставление данных в налоговую чревато негативными последствиями и для руководителя. Его могут оштрафовать на пять или 10 тысяч рублей (ч. 3, 4 ст. 14.25 КоАП РФ), а за повторное нарушение дисквалифицировать на три года (ч. 5 ст. 12.25 КоАП РФ). Если из-за непредоставления сведений юрлицо исключили из реестра, руководитель в течение трех лет не сможет управлять компанией (пп. «ф» п. 1 ст. 23 закона № 129). То же самое касается учредителей ООО, владевших долями больше 50%.

В какие сроки необходимо уведомить ИФНС

Предупредить налоговую о смене адреса нужно в течение семи дней с момента, когда в компании приняли такое решение (п. 5 ст. 5 закона № 129). Алгоритм по изменению адреса:

1. Руководитель выносит приказ о смене адреса. Если в уставе этот вопрос входит в компетенцию общего собрания, то проводят заседание и оформляют протокол.

2. Готовят пакет документов в налоговую. В него войдут заявление по форме № Р13014 (приложение № 4 к приказу ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@), приказ директора или решение общего собрания, документы на новый адрес, например, договор аренды, выписка из ЕГРН о праве собственности.

3. Отправляют документы в ИФНС. Это можно сделать лично, по почте, через МФЦ или онлайн на официальном сайте ФНС. Пошлину платить не нужно.

4. В течение пяти рабочих дней налоговая рассмотрит документы и внесет изменения в ЕГРЮЛ.

Перед тем, как начать процедуру смены юрадреса, загляните в устав. Если там прописан полный адрес, а не только место нахождения, документ придется изменить на общем собрании учредителей, а также заплатить пошлину 800 рублей.

Когда компания переезжает в другой город, порядок уведомления налогового органа будет другим. После принятия решения о новом месте нахождения на общем собрании организация в течение трех дней уведомляет налоговую об этом. Через 20 дней нужно еще раз обратиться в ИФНС уже по новому месту работы. Поскольку придется менять устав, пошлина составит 800 рублей.

Как правильно уведомить контрагентов о смене юридического адреса

После того, как изменения об адресе появились в ЕГРЮЛ, можно приступать к уведомлению контрагентов и банков. Вообще, в законе не указано, что деловых партнеров нужно предупреждать о смене реквизитов. Однако такая обязанность часто прописана в договоре. За неисполнение могут даже установить штраф.

Даже если в договоре ничего не сказано, лучше самому отправить письмо контрагентам о смене юридического адреса — это в интересах компании. Иначе есть риск пропустить важные письма от партнера. Еще контрагент может неверно указать данные в первичных документах — не все следят за изменениями в ЕГРЮЛ. А это уже грозит тем, что первичку не примет налоговая при учете расходов или возмещении НДС.

Чтобы уведомить контрагентов о смене юридического адреса, ориентируйтесь на порядок, который прописан в договоре. Как правило, там указаны сроки и способ предупреждения — электронной или обычной почтой.

Если же в договоре ничего нет, предупредите бизнес-партнеров как можно скорее. Необходимо направить уведомление контрагентов о смене адреса заказным письмом с уведомлением о вручении. Оформите документ на официальном бланке организации. Письмо контрагентам об изменении юридического адреса должно содержать реквизиты сторон, новый адрес и дату его смены. Заверьте документ подписью руководителя и печатью организации.

Образец уведомления контрагентов об изменении юридического адреса

В законе нет установленной формы уведомления контрагентов о смене юридического адреса. Специалисты Контур.Фокуса подготовили образец письма о смене адреса для контрагентов, который можно взять за основу. 

Скачать образец уведомления

Найти контакты контрагента удобно в Фокусе

Узнайте адрес, сайт и номер телефона компании. Осмотрите здание, где работает компания

Подробнее о возможности