Как написать письмо о смене реквизитов и зачем это делать

Организации и предприниматели часто меняют свои данные: кто-то переезжает на новый юридический адрес, кто-то открывает новый банковский счет и так далее. О таких изменениях важно уведомить контрагентов, как минимум для того, чтобы получить товар по верному адресу. Как правильно написать официальное письмо о смене реквизитов и в каких случаях нужно это сделать, расскажем в статье.

Реквизиты — это …

Реквизиты организации — это информация, которая позволяет однозначно идентифицировать компанию или предпринимателя. У юридических и физических лиц несколько разных реквизитов. 

У организаций и ИП есть следующие реквизиты.

Например, наименование организации — это не уникальный реквизит, и он может встречаться сразу у нескольких компаний. Для интереса посмотрите в поисковике, сколько в России компаний с названием ООО «Рога и копыта» — их более 10 штук. 

А вот ИНН и ОГРН — это уникальные идентификаторы, которые присваивает налоговая. Даже если организация или ИП будут ликвидированы, номер налогоплательщика сохранится за ними. В случае с юрлицом ИНН всегда будет уникален, а в случае с ИП нет — один ИНН может принадлежать нескольким ИП, при этом ОГРН у них будут разные. Это возможно, когда физлицо регистрировало деятельность как ИП несколько раз.

Аналогично, номер расчетного счета — это тоже уникальный банковский реквизит. А вот БИК и номер корреспондентского счета будут совпадать у всех организаций, имеющих счет в одном и том же банке. Однако для банка его БИК и номер корсчета — уникальны, так как они присваиваются Центральным Банком РФ.

Причины для отправки сообщения о смене реквизитов компании

В законодательстве нет требования об отправке уведомления о смене реквизитов контрагентам организации. Оформление такого сообщения — это негласное правило, предусмотренное официальным деловым оборотом.

Письмо пригодится в следующих случаях:

• у организации действительно изменились сведения;
• при заключении договора была допущена ошибка в сведениях о компании.

Разберем несколько ситуаций, которые могут возникнуть из-за неуведомления контрагента о смене реквизитов, и проранжируем их по возрастанию степени серьезности последствий.

Не сможете получать корреспонденцию

При смене юридического или почтового адреса, а также адреса электронной почты, стоит сразу уведомить об этом всех своих поставщиков и покупателей. Если этого не сделать, контрагенты будут слать корреспонденцию на старый адрес.

В лучшем случае — будет упущено несколько рекламных каталогов, брошюр и поздравительных писем. В худшем — пропадут заказы и заявки на отгрузку, что уже скажется на выручке компании.

Нарушите условия договора

В некоторых договорах может быть предусмотрена обязанность сторон уведомлять друг друга о смене платежных и других данных в течение нескольких дней. За несоблюдение этой обязанности даже могут быть предусмотрены штрафы.

Например, организация не уведомит поставщика о смене адреса, и контрагент привезет партию товара по старым реквизитам. В зависимости от условий договора, поставщик может потребовать компенсации стоимости «холостого» пробега или денег за повторную доставку на новый адрес.

Возникнут сложности с оплатой

Организации нередко изменяют платежные реквизиты. Если контрагента об этом не уведомить, то оплату он будет перечислять на расчетный счет, указанный в договоре.

Предъявить покупателю претензию о том, что он оплатил товары или услуги ненадлежащим образом, нельзя. Фактически он точь в точь исполнил условия контракта и перевел деньги на банковские реквизиты, указанные в договоре. Единственная виновная сторона здесь — получатель денег, который вовремя не направил контрагенту официальное письмо об изменении банковских реквизитов.

Поступит требование от ФНС

Реквизиты фигурируют не только в договоре, но и в первичных бухгалтерских документах: товарных накладных, актах и, самое важное — счетах-фактурах. Если контрагент не будет знать о том, что сведения устарели, то и оформлять первичку он будет со старыми данными.

Счет-фактура — это документ, дающий покупателю право принять входящий от поставщика НДС к вычету для уменьшению суммы налога к уплате (ст. 169 НК РФ). Фактуру с грубыми ошибками или оформленную с нарушениями принять к учету нельзя.

Обычно ошибка в реквизитах не мешает идентифицировать налогоплательщика, поэтому налоговики просто запросят уточнение, и вопрос закроется сам собой. Однако, если ошибка делает идентификацию невозможной, в вычете по фактуре откажут (Письмо Минфина РФ от 08.08.2014 № 03-07-09/39449).

Письмо о смене реквизитов: кто отправляет

Официальное информационное письмо о смене реквизитов пишет та компания, у которой произошли изменения. Поручают эту задачу юрисконсультам, секретарям или другим сотрудникам, контактирующим с контрагентами.

Подписать сообщение может генеральный директор или уполномоченное на это лицо, имеющее соответствующую доверенность. Если подписывает сотрудник, то в подписи он указывает информацию о своей доверенности и прикладывает ее копию.

Письмо о смене реквизитов: кому направлять

Уведомить о смене реквизитов нужно всех деловых партнеров компании: поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, банки, ресурсоснабжающие организации, арендодателей и так далее. 

Отправить сообщение можно на имя генерального директора бизнес-партнера или на того, кто указан в контракте контактным лицом.

Порядок составления письма о смене реквизитов

Уведомление — это юридически значимое сообщение по смыслу ст. 165.1 ГК РФ, которое устанавливает для сторон правила дальнейшего сотрудничества. Главное правильно его оформить и отправить.

Форма документа, как и его содержание, законодательно не утверждены. Обычно оно состоит из двух блоков: «шапки» и «тела», а оформляется на официальном бланке компании.

Шапка письма

Шапка уведомления включает в себя сведения, присущие любой корреспонденции: реквизиты отправителя и получателя, дату составления и номер исходящего документа.

Тело письма

Тело — это содержание письма о смене реквизитов. В лаконичной форме следует указать:

• причину изменения;
• номер и дату документа, в котором меняются данные;
• новые реквизиты;
• дату, с которой они должны применяться.

Подписывает документ генеральный директор или уполномоченное лицо по доверенности.

Способы отправки письма о смене реквизитов

Уведомить контрагента и вручить ему официальное сообщение о перемене реквизитов можно несколькими способами. Разберем каждый из них подробнее.

По электронной почте

Скан письма о смене реквизитов по электронной почте можно отправить только в том случае, если это не противоречит договору с контрагентом. Для этого в частности договор должен содержать:

• адреса электронной почты каждой из сторон;
• пункт про возможность обмениваться документами и уведомлениями в рамках электронной переписки.

Электронное официальное уведомление об изменении реквизитов считается доставленным, если организация не получит сообщение об ошибке при доставке письма (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

А вот если уведомление дошло до контрагента, но упало в папку«Спам», то это исключительно его проблемы. Отправитель за это ответственности не несет. Получатель будет уведомлен надлежащим образом (п. 63 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Чтобы избежать таких инцидентов, рекомендуем после отправки электронного письма позвонить контрагенту и убедиться, что оно было получено.

Почтовым отправлением

Деловую корреспонденцию можно отправить Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении. На конверте указывают адрес для корреспонденции, предусмотренный договором. Если такого нет, можно использовать юридический адрес из ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Получить выписку с реквизитами контрагента из реестра можно на официальном сайте ФНС.

При отправке письма сотрудник почты выдает представителю организации квитанцию с трек-номером. По нему на официальном сайте Почты России можно отслеживать движение корреспонденции до получателя.

Когда адресат получит сообщение, почта вернет отправителю уведомление о вручении. Это и будет доказательством надлежащего вручения письма контрагенту. 

Может быть и так, что почта не сможет доставить сообщение до делового партнера. Например, он будет отсутствовать по указанному адресу. В таком случае, если в адресе не было ошибок, уведомление все равно будет считаться доставленным контрагенту.

После отправки корреспонденции можно позвонить контрагенту и уведомить его о том, что скоро к нему поступит официальное сообщение. А еще — можно продублировать содержание сообщения на электронную почту.

Вручить лично

Передать уведомление можно прямиком в руки контрагента. Для этого печатают два экземпляра письма: один отдают контрагенту, а на втором представитель бизнес-партнера ставит отметку о получении, дату и свою подпись. 

Важно убедиться в наличии у сотрудника контрагента полномочий для получения корреспонденции. Например, можно запросить у него доверенность.

Уведомить устно

Доказать факт устного уведомления партнера о новых реквизитах, практически невозможно. Поэтому данный способ, как самостоятельный, рассматривать не будем. Однако его можно совместить с любым из выше рассмотренных вариантов. Например, направить электронное письмо и позвонить контрагенту и записать этот звонок.

После отправки письма

После получения документа контрагент обязан принять новые реквизиты к сведению. Контрагент уже не сможет ссылаться на то, что не знал об изменениях. Например, он должен указывать их в первичных документах, перечислять по ним деньги и так далее. Отправителю больше ничего делать не нужно.

Отвечать на сообщение получателю не обязательно, если это не предусмотрено условиями договора.

Образец письма о смене реквизитов

Как не пропустить изменение реквизитов у контрагента

Отслеживать изменения реквизитов у контрагентов проще с помощью специализированных сервисов. Например, API Контур.Фокуса. Возможности системы позволяют быстро актуализировать данные по всей базе бизнес-партнеров, даже если в ней сотни и тысячи компаний.