Проверка контрагента: пошаговая инструкция

На сегодняшний день проверка контрагента не ограничивается только мониторингом сведений из открытых источников. В компании обязательно должен быть регламент проверки, а также чек-лист для оценки разных факторов риска. Еще очень важно уметь анализировать собранные данные и вовремя прогнозировать возможные проблемы.

Неисполнение договорных обязательств как основной риск

Исследование API Контур.Фокуса показывает, что 70% компаний мониторят клиентские базы несистемно или поверхностно. И лишь 30% готовы проверять контрагентов основательно, на каждом этапе жизненного цикла. Так они пытаются предотвратить коммерческие, налоговые и репутационные риски.

Компании, которые тщательно анализируют партнеров, чаще всего работают в таких сферах, как финансы, IT, логистика и транспорт, бизнес-услуги, FMCG.

Есть целый набор данных по партнерам, которые проверяют чаще всего. В основном это информация о регистрации, владельцах, сдаче отчетности. Менее 1% компаний интересуются сообщениями, которые появляются об их контрагентах в СМИ, исполнительными производствами, сведениями о лицензиях и товарных знаках.

Данные исследования API Контур.Фокуса

Как бы не хотелось бизнесу избежать монотонного анализа информации по партнерам, но она остается важной частью их деятельности. Как показывает исследование проекта Контур.Фокус, за первые 4 месяца 2024 года среди наиболее частых причин арбитражных споров оказалась категория «Неисполнение договорных обязательств перед контрагентом» (более 34,18%).

Сложная экономическая ситуация требует особого внимания к потенциальным партнерам. Чтобы не стать жертвой недобросовестного поведения контрагентов и, как следствие, не иметь проблем с налоговой и судами, нужно контролировать сведения о компаниях-партнерах и их руководителях, оценивать риски налоговой проверки и коммерческие риски.

Как контрагент может быть проверен

Оценить риски сотрудничества с будущим партнером или изучить деловую репутацию уже существующих контрагентов можно двумя способами: 

• вручную, с помощью различных бесплатных инструментов;
• автоматически, с помощью сервиса, который агрегирует все данные по бизнесу — достаточно лишь ввести ИНН, название, адрес или имя контрагента. 

Выбор способа мониторинга зависит прежде всего от количества контрагентов, с которыми вы работаете. 

При ручной проверке придется самостоятельно собирать большой объем информации. Нужно не только запрашивать документы у самих партнеров, но и пользоваться открытыми источниками, сервисами различных ведомств.

Прежде всего важно, чтобы в компании существовал определенный регламент проверки контрагентов и согласования сделок, а также стандарт проверки. И если первый документ представляет собой некий зафиксированный свод правил, то второй (стандарт) может быть перенесен в сервис. По сути это способ автоматизации чек-листов и стандартов и перевод работы по проверке контрагентов на риск-ориентированный подход. В Контур.Фокусе это реализовано в виде скоринговой проверки контрагентов. Сервис подсвечивает те факторы риска, которые сработали с учетом принятого чек-листа.

Скачивайте отчеты, фиксируйте критерии риска по контрагентам, анализируйте результаты

Проверка контрагентов на сайтах: где собирать данные

В целом ручной способ проверки контрагентов включает несколько этапов. Он предполагает не только сбор различных сведений о руководителе и компании на различных государственных ресурсах, но и анализ информации.

Шаг 1. Сбор данных о контрагенте

Убедитесь, что компания зарегистрирована и ведет деятельность. Это можно сделать разными способами.

Проверка ИНН контрагента. Удостоверьтесь в том, что ИНН — не случайный набор цифр, а реальный цифровой код, который принадлежит компании, с которой вы планируете заключить сделку.

Распознать ошибку в ИНН можно в любой программе для подготовки сведений о доходах физических лиц, введя номер в поле «ИНН работодателя». Если номер нереальный, появится сообщение об ошибке.

Одновременно установить подлинность ИНН и принадлежность его той или иной компании можно с помощью сервиса ФНС. Сведения в сервисе актуализируются ежедневно.

Получение выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Свежая выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП подтверждает, что контрагент на момент ее получения не снят с учета. Кроме того, по выписке можно проверить реквизиты, указанные контрагентами в договорах и иных документах.

Выписку можно запросить непосредственно у потенциального партнера или с помощью сервиса ФНС. В документе представлена информация о месте нахождения и адресе, регистрации; лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юрлица; учете в налоговом органе; основном и дополнительных видах деятельности; лицензиях; филиалах и представительствах др.

Получайте уведомления о любых изменениях в данных ЕГРИП/ЕГРЮЛ на электронную почту

Подробнее

Не стоит надеяться на то, что одной выписки из ЕГРЮЛ достаточно для проявления должной осмотрительности при выборе контрагента. Согласно Постановлению Арбитражного суда МО от 11.09.2023 № Ф05-20789/2023, заключение сделок с организацией, имеющей ИНН, банковский счет и юридический адрес, не является безусловным основанием для получения налоговой выгоды, поскольку ИФНС при регистрации компании не имеет достаточных прав проверить достоверность сведений, содержащихся в представленных на регистрацию документах.

Запрос копии свидетельства о госрегистрации (или лист записи в ЕГРЮЛ). Свидетельство о госрегистрации подтверждает, что контрагент существует как юрлицо и учтен как налогоплательщик. С 1 января 2017 года при регистрации юрлиц и ИП вместо свидетельства о госрегистрации выдается лист записи нужного реестра — ЕРГЮЛ или ЕГРИП. Таким образом, лист записи — это документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Необязательно запрашивать копию свидетельства или листа записи непосредственно у контрагента. Можно получить сведения из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде через сервис ФНС.

Проверка адреса регистрации на массовость. Массовый адрес — один из признаков фирм-однодневок. В Письме от 14.11.2017 № 03-12-13/75024 Минфин предупредил, что при наличии подтвержденной информации о недостоверности поданных сведений об адресе юрлица регистрирующий орган вправе отказать в регистрации. Согласно документу, факты включения информации об адресе массовой регистрации — это основание для проверки достоверности данных в ЕГРЮЛ. Таким образом, регистрируя компании на массовый адрес, юрлицо или ИП рискует получить отказ в регистрации.

Ужесточение контроля массовых адресов касается не только новых бизнесов, но и уже действующих компаний: налоговая отправляет письма тем, кому необходимо предоставить в регистрирующий орган достоверные сведения о своем адресе. Проигнорировать уведомление налоговиков не удастся: если адрес не подтверждается, представленные документы не соответствуют достоверности, в ЕГРЮЛ вносят запись о неверных сведениях об адресе, что может повлечь исключение организации из реестра. Заключать договоры с контрагентами, зарегистрированными по массовым адресам, тем более опасно.

Проверить «массовость» адреса можно с помощью сервиса «Прозрачный бизнес». Он сверяет вводимый пользователем адрес со списком массовых адресов и показывает, какие компании зарегистрированы по тому же адресу, что и контрагент. В ряде случаев такое «соседство», даже если речь не идет о массовой регистрации, может оказаться существенным.

Сбор дополнительной аналитики. Необходимо убедиться в добросовестности контрагента и собрать доказательства того, что была осуществлена необходимая проверка. В случае налоговых проверок и судебных разбирательств это поможет подтвердить, что выбор контрагента осуществлялся с должной осмотрительностью.

В Письме от 23.03.2017 N ЕД-5-9/547@ ФНС указала признаки отсутствия должной осмотрительности. Плохо, если у компании нет:

• личных контактов руководства в компании-контрагенте при обсуждении условий поставок и при подписании договоров;
• документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
• сведений о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении складских, производственных, торговых площадей;
• информации о способе получения сведений о контрагенте (реклама, рекомендации партнеров, официальный сайт и т.п.);
• информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
• информации о наличии у контрагента необходимой лицензии (если сделка заключается в рамках лицензируемой деятельности), свидетельства о допуске к определенному виду работ, выданного саморегулируемой организацией;
• информации о других участниках рынка аналогичных товаров, работ, услуг, в том числе тех, кто предлагает более низкие цены.

Шаг 2. Проверка реальной деятельности контрагента

На этом этапе следует удостовериться в том, что контрагент исправно сдает отчетность, а далее — удостовериться в реальности бизнеса, оценить масштабы и динамику деятельности.  

Анализ бухгалтерской отчетности. Один из способов оценки состояния контрагента — баланс на последнюю отчетную дату. Его можно запросить непосредственно у контрагента или получить через официальные источники. Например, на ресурсе БФО можно скачать отчет с подписью ФНС.

Баланс позволяет сделать сразу несколько важных выводов о компании:

• сдает ли компания отчетность;
• ведет ли контрагент хозяйственную деятельность;
• какими средствами располагает компания.

Если стоимость активов практически нулевая, долговые обязательства существенные, а уставный капитал 10 000 руб., стоит задуматься, предоставлять ли партнеру товарный кредит. Заметно низкие по сравнению с суммой предполагаемой сделки обороты компании могут свидетельствовать и о том, что скрывается часть доходов. В этом случае от сделки лучше отказаться.

На основе данных бухгалтерской отчетности легко составить финанализ, который покажет динамику деятельности компании и позволит оценить ее финансовую устойчивость. 

В бухгалтерском балансе и отчете о ​финансовых результатах отражаются такие ключевые показатели, как основные средства, заемные средства, дебиторская и кредиторская задолженность, чистая прибыль, выручка и т.д.

Выявление задолженностей по уплате налогов. Сведения о юрлицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года, можно также получить на сайте ФНС.

Сервис ФНС выдает свежую информацию о юрлицах, не представляющих налоговую отчетность более года или имеющих задолженность, которую будет взыскивать судебный пристав-исполнитель.

Проверка сведений об обеспечительных мерах. Вовремя полученные сведения об имуществе под обременением, наложенным налоговыми органами, позволяют исключить случаи неправомерных сделок с таким имуществом.

С помощью сервиса «Реестр обеспечительных мер» можно получить данные:

• о наложении ареста на имущество,
• о запрете на отчуждение (передачу в залог) без согласия налогового органа,
• об отмене/прекращении действия таких решений,
• об имуществе, находящемся в залоге у налогового органа.

Проверка фактического местонахождения контрагента. Важно проверить фактическое место нахождения контрагента наряду с другими данными.  

Такую информацию можно получить, выехав по юридическому или фактическому адресу предполагаемого партнера. Это позволит не только уточнить, где в действительности расположен офис контрагента, но и взглянуть на помещение, производственные или торговые площади, поговорить с сотрудниками и соседями по офисному зданию. 

Такой визит будет особенно продуктивным, если нанести его инкогнито, под видом покупателя или потенциального партнера.

Оценка посильности условий договора для контрагента. Необходимо располагать очевидными доказательствами того, что контрагент имеет реальную возможность выполнить условия договора. Во внимание принимается, прежде всего, время, затрачиваемое на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.

Шаг 3. Оценка деловой репутации контрагента

Деловая репутация — широкое понятие, которое включает оценку деятельности с точки зрения поведения на рынке, стиля взаимодействия с партнерами. 

Проверка арбитражных дел. Посмотрите, в каких спорах участвовала организация. Если поставщик ранее фигурировал в незаконных схемах ухода от налогов, это может рассматриваться судом как косвенное доказательство вины налогоплательщика. Если это иски, связанные с нарушением компанией своих обязательств, и таких споров у потенциального контрагента много, то тоже есть повод задуматься о целесообразности сотрудничества.

Арбитраж позволяет установить, какими суммами оперирует компания. Это особенно важно, если у налогоплательщика нет никаких других данных о финансовом состоянии потенциального партнера.

Также можно проверить споры контрагента на «типичность». Если организация постоянно участвует в однотипных спорах, не исключено, что в заключаемых ею договорах есть ловушки, рассчитанные на клиентов, плохо ориентирующихся в тонкостях гражданского законодательства. Чтобы судить об этом наверняка, потребуется экспертиза опытного юриста.

Проверить контрагента на арбитражные дела можно в картотеке арбитражных дел. Ресурс дает информацию о судебных тяжбах и их содержании. Для получения информации придется указать участника дела (название, ИНН или ОГРН). В результате поиска система выдает список дел, в которых фигурирует контрагент, с процессуальными документами по каждому из них и данными об актуальной стадии судебного разбирательства.

Мониторинг госконтрактов. Неоднократное заключение госконтрактов и своевременное исполнение обязательств может свидетельствовать о надежности компании. Однако чтобы делать окончательные выводы, нужно знать ситуацию в регионе.

Получить доступ к данным о госконтрактах можно на официальном сайте госзакупок. 

Анализ упоминаний в прессе. Этот способ проверки контрагента предполагает мониторинг информации о компании в СМИ и интернете. Бывает, что о компании вообще нет упоминаний — и это тоже должно насторожить.

Шаг 4. Сбор информации о руководстве

Очень важно, чтобы за руководителем, подписывающим документы, не стояла сомнительная история в виде фирм-однодневок, дисквалификации. Проверить вручную полномочия человека, отсутствия его фамилии в «черных списках», достаточно просто.

Проверка руководителя на массовость и аффилированность. Как и массовость адреса регистрации, массовость руководителя может свидетельствовать о том, что потенциальный контрагент — однодневка.

Сведения о физлицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юрлиц, содержатся в сервисе «Прозрачный бизнес». Если таких юрлиц много, и часть из них уже прекратила свою деятельность — это серьезный повод задуматься о целесообразности сотрудничества.

Проверка «черного списка» на сайте ФНС. На самом деле речь идет о реестре дисквалифицированных лиц. Дисквалификация — это административное наказание, лишение физлица определенных прав, в частности, права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юрлица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юрлицом.

Основанием для дисквалификации может послужить преднамеренное или фиктивное банкротство, сокрытие имущества или имущественных обязательств, фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов и пр.

Проверить потенциального партнера в реестре дисквалифицированных лиц можно по наименованию юрлица и ОГРН.

Подтверждение полномочий лица, подписывающего документы. Минфин рекомендует при проверке контрагентов получать документальное подтверждение полномочий руководителя (его представителя). Если документы подписывает представитель компании, от контрагента нужно получить доверенность или иной документ, уполномочивающий человека подписывать документы от лица компании.

Также Минфин рекомендует налогоплательщикам запрашивать у руководителя компании-контрагента документы, удостоверяющие личность. Это подтвердит, что документы подписывает именно тот человек, который имеет на это полномочия. Кроме того, возможны случаи, когда контрагент зарегистрирован на утерянный или украденный паспорт. Выяснить это можно на сайте МВД.

Шаг 5. Сбор информации о сделке

У налоговиков могут возникнуть вопросы к сделке с сомнительным контрагентом. В Письме ФНС РФ от 13.07.2017 N ЕД-4-2/13650@ приводится перечень вопросов, которые налоговики могут задать об обстоятельствах и деталях подписания договора в случае проверки. 

Подтверждение личных контактов при заключении сделки. Отсутствие личных контактов при заключении сделки может свидетельствовать о том, что налогоплательщик не проявил должную осмотрительность. Доказать обратное помогут собранные данные об обстоятельствах заключения договора с контрагентом: кто участвовал в переговорах, кто отпускал товар и пр.

Проверка документов по сделке. Эта процедура позволяет избежать не только претензий налоговых органов, но и возможных судебных споров.

На этапе заключения сделки рекомендуется:

• проверить адрес, указанный в документах контрагента, в частности, в счетах;
• удостовериться, что документы поставщика не содержат логических противоречий и соответствуют НК РФ и другим законам;
• сопоставить подписи сотрудников на документах, чтобы исключить ситуацию, когда разные подписи ставятся от имени одного лица (такие документы лучше исключить, чтобы ИФНС не завила об их фиктивности).

Как собирать информацию быстро

Когда в судах решается вопрос о проявлении компанией должной осмотрительности, то всегда во внимание берется не какой-то один фактор, а их совокупность. Именно поэтому недостаточно просто проверить личность руководителя или получить выписку из ЕГРЮЛ, нужно собирать максимум информации и внимательно ее анализировать. Но с этим есть сложности.

Несмотря на наличие большого количество сайтов для проверки контрагентов, процесс занимает много времени. Если вы взаимодействуете с большим количеством партнеров, то проверка с помощью электронного сервиса сильно облегчит задачу.

Так, сервис Фокус выдает важную информацию о контрагенте из десятков официальных источников в одном окне. Найти компанию или ИП можно по ИНН, адресу, названию или фамилии руководителя.

Помимо сбора сведений о контрагенте важно также фиксировать результаты проверки по рисковым критериям. Фокус позволяет скачивать отчеты на текущую дату, а при необходимости и ретро-отчет. Таким образом, у пользователя появляется возможность сравнивать текущие и прошлые рейтинги контрагента.

Стандартизируйте проверку контрагентов, оперативно узнавайте о причинах изменения рейтинга и корректируйте условия сотрудничества

Почему для налоговой важна проверка контрагентов

Если вы не провели должную проверку контрагента, не зафиксировали результат, не определили потенциальные риски, не выбрали максимально безрисковую форму сотрудничества, то у налоговой может возникнуть подозрение, что вы совершили сделку с ненадежным контрагентом, заранее понимая, что эта сделка с высоким риском.

Поэтому, в случае необходимости, при доказательстве реальности сделки важно продемонстрировать наличие документов, фиксирующих результат проверки контрагента. Только тогда можно надеяться на успешный результат в споре с налоговой. При этом даже если вы имеете целую стопку документов по контрагенту, но небрежно оформляете сделки, проблем с налоговой вряд ли получится избежать.