После внедрения API Контур.Фокуса сотрудники тратят на сбор и первичную обработку документов контрагентов лишь 2 % своего рабочего времени.

О компании

Decathlon основан во Франции в 1976 году Мишелем Леклерком. Компания занимается производством и продажей спортивных товаров, предназначенных более чем для 70 видов спорта. Decathlon представлен более чем в 40 странах, сеть насчитывает больше тысячи магазинов по всему миру.

В Россию Decathlon пришел в 2006 году. Первый офис и магазин появились в Москве. Сегодня компания представлена 57 магазинами в Краснодаре, Ростове-на-Дону, Санкт-Петербурге, Казани, Самаре, Екатеринбурге и других городах. В штате Decathlon Россия более 2 500 человек.

Проблема

В год Decathlon требовалось проверять до тысячи контрагентов. Инициаторам договоров приходилось запрашивать у контрагентов документы по электронной почте, а затем перенаправлять их на дополнительную проверку в комплаенс-департамент. На сбор материалов и согласование уходило 30–40 % рабочего времени сотрудника. Валидация договора занимала от 7 до 10 дней. В компании подсчитали, что один контракт обходится примерно в 15 тыс. рублей.

Отдел комплаенса предложил автоматизировать проверку контрагентов, чтобы ускорить согласование и освободить сотрудников от рутины. Выбор остановили на API Контур.Фокуса. На решение повлияли привлекательная цена и простота использования. Кроме того, ранее у компании уже был опыт сотрудничества с Контуром. Decathlon активировал электронную цифровую подпись для всех своих сотрудников и полностью перешел на электронный документооборот.

Решение

Интеграцию API Контур.Фокуса Decathlon провел самостоятельно. Решение встраивали в собственную информационную систему. На это ушло полгода. Сейчас инициатору достаточно ввести только ИНН контрагента. Остальные данные система подгружает сама за несколько секунд. Затем сотрудник магазина указывает тип договора и сумму. Если сделка превышает установленную правилами сумму, система запрашивает номер тендера и сверяет введенные данные с информацией о победителе. 

На следующем этапе ссылка на платформу Decathlon отправляется контрагенту, которого просят загрузить документы в систему. После этого информация направляется в отдел комплаенса, запускается автопроверка данных. Особое внимание уделяют признакам аффилированности, также контрагента проверяют на связь с фигурантами санкционных списков (по правилу 50 %).

После завершения проверки компания получает разрешение на валидацию и может заключить договор. Система самостоятельно мониторит любые изменения статуса компании даже после сделки. Рейтинг отображается в баллах (от 0 до 100), также выводится цветовой маркер. Красный цвет — контрагент требует немедленного внимания, желтый — стоит приглядеться, зеленый — все в порядке, беспокоиться не о чем. 

Если рейтинг меняется хотя бы на одну позицию, Decathlon тут же получает уведомление. Сотрудники могут скачать подробный отчет о благонадежности контрагента и узнать, что привело к ухудшению позиции. Это помогает компании вовремя принять решение о дальнейшем сотрудничестве и избежать возможных коммерческих и налоговых рисков.

Доступ к данным в компании открыт для всех, так как инициировать договор может любой сотрудник.

Результат

После внедрения API Контур.Фокуса сотрудники тратят на сбор и первичную обработку документов контрагентов лишь 2 % своего рабочего времени, валидация занимает не более 1,5 дней. Звонить в разные отделы и уточнять информацию о статусе валидации  больше не нужно: система сама сообщает инициатору и контрагенту, на каком этапе находится согласование. 

Проверку на благонадежность в Decathlon; проходят все контрагенты вне зависимости от того, идет речь о закупке на крупную сумму или о сотрудничестве с блогером. Электронные документы автоматически сохраняются в облаке. В случае проверки компания может в любой момент предоставить защищенную ссылку ФНС.

В будущем в Decathlon планируют усовершенствовать список с рейтингом контрагентов, сделав его более информативным. Можно будет увидеть повлиявшие на рейтинг маркеры. Также в планах усовершенствовать дизайн интерфейса информационной системы, сделать ее более привлекательной и удобной.